Vom Diskurs zum digitalen Mindset

Digitalisierung ist nicht erst seit der Corona-Pandemie ein Dauerbrenner im zivilgesellschaftlichen Diskurs. Doch was heißt das eigentlich? Welche Auswirkungen hat der digitale Wandel für zivilgesellschaftliche Akteure wie Freiwilligenagenturen? Wie können Freiwilligenagenturen eine Haltung zu diesem zentralen gesellschaftlichen Prozess finden und selbstbestimmt und informiert durch diesen beschleunigten Diskurs navigieren?

Vom Diskurs zum Arbeitsalltag

Die Diskussion rund um Digitalisierung ist auch im sozialen Sektor allgegenwärtig. Doch über was reden wir genau, wenn wir von Digitalisierung sprechen? Während an der einen Stelle über Breitbandausbau und fehlende Hardware gesprochen wird, geht es an anderer Stelle um Anwendungskompetenz und Datenschutz. Dabei wird immer deutlicher, dass Diskussionen um technische Fragestellungen nur einen kleinen Teil der Debatte ausmachen. Im Arbeitsalltag wird schnell klar, dass es sich um eine umfassende kulturelle Transformation handelt, wenn wir die Digitalisierung ernst nehmen. 

Behutsam und mit Offenheit umgesetzt, bieten digitale Werkzeuge neue Freiräume im Arbeitsalltag und unterstützen bei den komplexer werdenden Anforderungen, die an Freiwilligenagenturen gestellt werden. Spätestens nach dem Hype rund um Künstliche Intelligenz (KI) ist das schier unbegrenzte Potenzial von digitalen Möglichkeiten auch ohne Vorkenntnisse erlebbar geworden. Während wir in unserer Gesellschaft gemeinsam herausfinden, wie wir diese Technologien nutzen und welche Regeln wir uns für den Umgang mit KI-generierten Inhalten geben, gibt es viel Raum zum Ausprobieren.

Um auf diese schnellen Entwicklungen informiert reagieren zu können, lohnt es sich, eine Haltung zu Digitalisierungsprozessen zu entwickeln. Während bestehende Förderlogiken und Arbeitsabläufe meist auf Planbarkeit und Eindeutigkeit angewiesen sind, erfordern Digitalisierungsprozesse oft das Gegenteil:

Die VUCA-Welt – ein Konzept das die Anforderungen in der Digitalisierung beschreibt – setzt sich aus den englischen Begriffen Volatilität (Unbeständigkeit), Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität zusammen. Genau diese Erfahrungen machen auch zivilgesellschaftliche Organisationen mit Digitalisierungsprozessen.

Doch wie gelingt es, diese widersprüchlichen Anforderungen im Arbeitsalltag zu vereinen? 

Zuerst einmal ist es wichtig, Digitalisierung als einen fortwährenden Prozess zu begreifen, der alle Arbeitsbereiche betrifft. Gleichzeitig fordert dieser Prozess eine offene Haltung und Fehlerkultur. Wie genau sich das in Freiwilligenagenturen gestalten lässt, wollen wir hier darlegen. Zweitens sollten die eigenen Prozesse gut bekannt und auch explizit benannt sein. Denn wenn ein Prozess schon analog holprig ist, wird er auch digitalisiert nicht gut funktionieren.

Da wir davon ausgehen, dass die Arbeitsfelder einer Freiwilligenagentur sich in absehbarer Zeit nicht auf die Einrichtung und Pflege eines Algorithmus’ beschränken werden, ist es außerdem wichtig, zu überlegen, an welchen Stellen sich die Einführung von digitalen Arbeitshilfen (Tools) anbietet und wo diese die Abläufe eher komplexer machen.

Diese Entscheidungen bewusst und begründet zu treffen, ist ein wichtiger Schritt zu digitaler Handlungsfähigkeit. Bei allen digitalen Maßnahmen empfiehlt es sich iterativ – also in kleinen Schritten mit darauf folgenden Korrekturen – vorzugehen. Ebenso wichtig ist es, Reflexionsrunden in Arbeitsprozessen zu priorisieren. 

Bei allen Überlegungen rund um digitale Schritte in der eigenen Freiwilligenagentur sollte immer folgende Frage im Mittelpunkt stehen: Wo kann Digitalisierung unsere Arbeit wirkungsvoller machen und wo passen wir unsere Arbeit an die Digitalisierung an? So lässt es sich vermeiden, die Digitalisierung als Selbstzweck zu betrachten. Denn wenn wir sie als gesellschaftlichen Veränderungsprozess ernstnehmen, ergibt sich in jeder Organisation eine Verantwortung, sich mit ihren Auswirkungen zu beschäftigen – das wollen wir gern proaktiv tun! 
Für alle, die tiefer in das Thema der (ethischen) Verantwortung im Digitalisierungsdiskurs eintauchen möchte, hier ein Lesetipp.

Warum also Digitalisierung? – Potentiale, Chancen und Herausforderungen

Nicht selten fühlt sich die Auseinandersetzung mit Digitalisierungsthemen gewissermaßen “aufgezwungen” an – diese Wahrnehmung hat sich im Jahr 2020 noch einmal verstärkt. Dass digitale Tools unseren Arbeitsalltag erleichtern können, haben wir mittlerweile alle selbst erlebt. Doch welche Potentiale und Chancen ergeben sich für die Arbeit in den Freiwilligenagenturen? Nachfolgend möchten wir Ihnen ein paar Beispiele an die Hand geben, die die Vorteile digitalisierter Arbeitsweisen verdeutlichen.

Zuerst steht an dieser Stelle sicher immer die Erreichung neuer Zielgruppen auf digitalen Kanälen. Es ist durchaus möglich, einen Teil des externen Engagementpotentials digital zu heben. Gleichzeitig ändern sich die Kommunikationswege und ein Dialog mit den unterschiedlichen Zielgruppen wird niedrigschwelliger möglich.

Wir alle sind es gewohnt, einfach, sicher und schnell mit unserem Smartphone neue Schuhe, Ferienwohnungen oder Rezepte zu finden, die passgenau unseren Vorstellungen entsprechen. Und wir können Firmen und Organisationen schnell und einfach digital kontaktieren, wenn wir Fragen oder Rückmeldungen haben. Warum sollte es bei der Suche nach meinem Wunsch-Engagement anders sein?

Kontaktformulare, Umfragen und Kommentarfelder helfen Ihnen, Ihre Zielgruppen besser zu verstehen. Welche Anforderungen stellen freiwillig Engagierte an ein Engagement? Welche Erfahrungen machen sie in ihrem Ehrenamt? Durch digitale Umfragen und Statistiken (Nutzerzahlen, Verweildauer, Ansichten etc.) lassen sich spannende und ehrliche Antworten einholen, die die eigenen Projektkonzeption beeinflussen.

Flexibles, zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten wird vielen Menschen immer wichtiger. Die richtige Software macht dies möglich. Mit unterschiedlichen Bürozeiten, Homeoffice und verschiedenen Projekte parallel ist eine zentrale Übersicht über Abläufe und Pläne hilfreich. So bleibt das ganze Team leicht informiert und die unterschiedlichen Kompetenzen kommen ideal zum Einsatz. Wenn ich auf einen Blick erkenne, wo Unterstützung gebraucht wird und welche Aufgaben schon erledigt wurden, sind wir gemeinsam effizienter.

Analog wie digital gilt – Wer seine Daten beherrscht, ist im Vorteil. Digitalisierung erleichtert die Informationsverarbeitung ungemein. Durch sinnvolle Nutzung und Pflege von Datenbanken und der damit kombinierten Kommunikation mit den Zielgruppen werden Datensätze (z. B. Ehrenamtlichen- oder Organisationsprofile) mit der Zeit aufschlussreicher. Hier ist es auf Knopfdruck möglich, Teilnehmer:innenlisten, Statistiken und Zwischenberichte zu extrahieren. Ebenso lassen sich im Idealfall Schwächen in Projekten durch eine gute digitale Dokumentation frühzeitig erkennen und Anpassungen vornehmen (z. B. Kennzahlen und Fristen). 

Trotz vieler neuer Möglichkeiten konfrontiert uns die Digitalisierung auch mit zahlreichen Herausforderungen. Neben fehlenden technischen Mitteln müssen das notwendige Wissen und die Erfahrung in einem sich schnell ändernden Umfeld oft erst individuell erworben werden. Dazu kommen unterschiedliche Bedürfnisse und Affinitäten im Team gegenüber digitalen Prozessen. Wenn nur die Hälfte der Mitarbeitenden das Projektmanagement-Tool benutzt und alle anderen weiter Post-its kleben oder interne Mails schreiben, verringert sich der Arbeitsaufwand wahrscheinlich insgesamt nicht. Deshalb ist es wichtig, gemeinsam über die eigene Haltung gegenüber Digitalisierungsplänen in der Agentur nachzudenken. Welches Wissen ist da und welche Vorurteile gibt es? Welche Ressourcen lassen sich einsetzen und was ist der nächste kleine Schritt, den wir gemeinsam gehen können? Wo können wir uns Räume freischaffen, in denen wir den Prozess reflektieren und wie gehen wir mit gescheiterten Ideen um?

Im September 2020 hat die bagfa eine Kurzumfrage zum Stand der Digitalisierung in Freiwilligenagenturen durchgeführt. Eine Zusammenfassung der Ergebnisse (116 Freiwilligenagenturen haben sich beteiligt) finden Sie hier. Die Ergebnisse der Wiederholungsbefragung aus dem Oktober 2022 finden sich hier zusammengefasst.

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Digitales Mindset – Unsere Haltung

Wenn wir über Digitale Transformation sprechen, ist damit auch ein gesellschaftlicher Wandel gemeint, der nahezu alle Lebensbereiche beeinflusst. Während zu Beginn des Digitalisierungsdiskurses viel von einer Mensch vs. Maschine-Logik ausgegangen wurde, hat sich das Paradigma in den letzten Jahren zu einer sog. userzentrierten Perspektive entwickelt. An dieser Stelle finden sich einige Parallelen zur Arbeit sozialer Organisationen. Auch hier stehen die Nutzer:innen und ihre Bedürfnisse im Fokus der Angebote. Ausgehend von unserem Leitbild und unserer Vision als Freiwilligenagentur lassen sich in Bezug auf Digitalisierung ebenso Fragen ableiten: Wie können wir mehr Menschen ins Ehrenamt bringen? Welche Hürden gibt es für Engagierte? Wie passt ein Ehrenamt in ihre Lebenswelt? Welche Unterstützung benötigen Einrichtungen, um Freiwillige sinnvoll einzubinden? In welchem Tonfall sprechen wir unsere Zielgruppen an?

Hier wird deutlich, dass der Digitalisierungsprozess in jedem Fall stark durch eine Haltung geprägt wird. Wie vermitteln wir Wertschätzung und Anerkennung bisher und wie können wir das digital übersetzen oder vielleicht sogar verbessern? Im Hinblick auf den Digitalisierungsprozess und sein teilweise disruptives Potential für gewohnte Abläufe ist es besonders wichtig, diese Haltung auch in der Kommunikation mitzudenken. Wie entwickeln wir uns zu einer lernenden Organisation? Was passiert, wenn ein Fehler gemacht wird und was bedeutet es, eine offene Kultur zu leben?

Trauen wir uns, Fragen und Probleme offen anzusprechen oder müssen wir mit unangenehmen Konsequenzen rechnen, wenn wir ehrlich sind

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Digitalisierungsstrategien

Auch wenn der Modus des Ausprobierens essentiell ist, hat es sich als sinnvoll erwiesen, Digitalisierungsprozesse in der eigenen Freiwilligenagentur strategisch anzugehen. Ausgehend vom Leitbild der Organisation, den vorhandenen Ressourcen und den Anforderungen an die Digitalisierung des eigenen Arbeitsfeldes, werden ein Ziel formuliert und eine Intention gesetzt. Wichtig ist an dieser Stelle auch klar messbare Ergebnisse festzuhalten. Wie viele interne Emails werden nach Einführung eines Kommunikations-Tools noch verschickt? Wie viel Zeit sparen wir bei der Dokumentation von Projekten und können wir nachweisen, dass mehr Menschen über digitale Kanäle auf unsere Angebote aufmerksam werden?

Es bietet sich erfahrungsgemäß an, diese Strategie nicht losgelöst von der Praxis anzusiedeln, sondern in einem arbeitspraktischen Prozess zu entwickeln. Wenn es darum geht, ein komplettes Geschäftsfeld zu digitalisieren, ist die Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie ein komplexerer Prozess, bei dem Faktoren wie Wettbewerbsanalyse eine größere Rolle spielen. Im sozialen Sektor ist es aber oft ergiebiger, einen praxisnahen Ansatz zu wählen. So kann bspw. in einem Teamworkshop gemeinsam ausgewählt werden, welche Arbeitsschritte (besser) digitalisiert werden können und im Anschluss werden konkrete Maßnahmen geplant, um dieses Vorhaben umzusetzen.

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