Vom Diskurs zum digitalen Mindset

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Digitalisierung ist nicht erst seit der Corona-Pandemie und den damit einhergehenden Kontakt-Beschränkungen ein Dauerbrenner im zivilgesellschaftlichen Diskurs. Doch worum  geht es hier eigentlich genau? Welche Auswirkungen hat der digitale Wandel für zivilgesellschaftliche Akteure wie Freiwilligenagenturen? Wie können Freiwilligenagenturen eine Haltung zu diesem zentralen gesellschaftlichen Prozess finden und selbstbestimmt und informiert durch den teilweise unübersichtlichen Diskurs navigieren?

Vom Diskurs zum Arbeitsalltag

Die Diskussion rund um Digitalisierung ist auch im sozialen Sektor allgegenwärtig. Doch über was reden wir genau, wenn wir von Digitalisierung sprechen? Während an der einen Stelle über Breitbandausbau und fehlende Hardware gesprochen wird, geht es an anderer Stelle um Anwendungskompetenz und Datenschutz. Dabei wird immer deutlicher, dass Diskussionen um technische Fragestellungen nur einen kleinen Teil der Debatte ausmachen. Im Arbeitsalltag wird schnell klar, dass es sich um eine umfassende kulturelle Transformation handelt, wenn wir die Digitalisierung ernst nehmen. 

Während bestehende Förderlogiken und Arbeitsabläufe meist auf Planbarkeit und Eindeutigkeit angewiesen sind, erfordern Digitalisierungsprozesse das Gegenteil: Die VUCA-Welt – ein Konzept das die Anforderungen in der Digitalisierung beschreibt – setzt sich aus den englischen Begriffen Volatilität (Unbeständigkeit), Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität zusammen. Genau diese Erfahrungen machen auch zivilgesellschaftliche Organisationen mit Digitalisierungsprozessen. Doch wie gelingt es, diese widersprüchlichen Anforderungen im Arbeitsalltag zu vereinen? 

Zuerst einmal ist es wichtig, Digitalisierung als einen fortwährenden Prozess zu begreifen, der alle Arbeitsbereiche betrifft. Gleichzeitig fordert dieser Prozess eine offene Haltung und Fehlerkultur. Wie genau sich das in Freiwilligenagenturen gestalten lässt, wollen wir hier darlegen. Zweitens sollten die eigenen Prozesse gut bekannt und auch explizit benannt sein. Denn wenn ein Prozess schon analog holprig ist, wird er auch digitalisiert nicht gut funktionieren.

Da wir davon ausgehen, dass die Arbeitsfelder einer Freiwilligenagentur sich in absehbarer Zeit nicht auf die Einrichtung und Pflege eines Algorithmus’ beschränken werden, ist es außerdem wichtig, zu überlegen, an welchen Stellen sich die Einführung von digitalen Arbeitshilfen (Tools) anbietet und wo diese die Abläufe eher komplexer machen.

Diese Entscheidungen bewusst und begründet zu treffen, ist ein wichtiger Schritt zu digitaler Handlungsfähigkeit. Bei allen digitalen Maßnahmen empfiehlt es sich iterativ – also in kleinen Schritten mit darauf folgenden Korrekturen – vorzugehen. Ebenso wichtig ist es, Reflexionsrunden in Arbeitsprozessen zu priorisieren. 

Bei allen Überlegungen rund um digitale Schritte in der eigenen Freiwilligenagentur sollte immer folgende Frage im Mittelpunkt stehen: Wo kann Digitalisierung unsere Arbeit wirkungsvoller machen? So lässt es sich vermeiden, die Digitalisierung als Selbstzweck zu betrachten. Denn wenn wir sie als gesellschaftlichen Veränderungsprozess ernstnehmen, ergibt sich in jeder Organisation eine Verantwortung, sich mit ihren Auswirkungen zu beschäftigen – das wollen wir gern proaktiv tun! 

Warum also Digitalisierung? – Potentiale, Chancen und Herausforderungen

Nicht selten fühlt sich die Auseinandersetzung mit Digitalisierungsthemen gewissermaßen “aufgezwungen” an – diese Wahrnehmung hat sich im Jahr 2020 noch einmal verstärkt. Doch welche Potentiale und Chancen ergeben sich für die Arbeit in den Freiwilligenagenturen? Zuerst steht an dieser Stelle sicher immer die Erreichung neuer Zielgruppen auf digitalen Kanälen. Es ist durchaus möglich, einen Teil des externen Engagementpotentials digital zu heben. Gleichzeitig ändern sich die Kommunikationswege und ein Dialog mit den unterschiedlichen Zielgruppen wird niedrigschwelliger möglich. Welche Anforderungen stellen freiwillig Engagierte an ein Engagement? Welche Erfahrungen machen sie in ihrem Ehrenamt? Durch digitale Umfragen lassen sich spannende und ehrliche Antworten einholen, die die eigenen Projektkonzeption beeinflussen. 

Mit unterschiedlichen Bürozeiten, Homeoffice und verschiedenen Projekte parallel ist eine zentrale Übersicht über Abläufe und Pläne hilfreich. So bleibt das ganze Team leicht informiert und die unterschiedlichen Kompetenzen kommen ideal zum Einsatz. Wenn ich auf einen Blick erkenne, wo Unterstützung gebraucht wird, sind wir gemeinsam effizienter.

Potentiale und Chancen: 

  • (Neue) Zielgruppen erreichen
  • Flexiblere & effizientere Abläufe
  • Transparenz
  • Wirkungsmessung & Evaluation

Weiteres Potential steckt in der Transparenz, die digital abgebildete Arbeitsabläufe bieten. So wird es allen Beteiligten mithilfe von Kollaborationstools auch über Organisationsgrenzen hinweg möglich, Aufgaben und Entscheidungen nachzuvollziehen. Kollaboratives kreatives Arbeiten stärkt die Motivation der Beteiligten und erhöht das Innovationspotential. Gleichzeitig ist es wichtig, gemeinsam über die erhöhte Kontrollmechanismen zu reflektieren; Wie gehe ich damit um, wenn ich sehe dass meine Kollegin das Konzept an dem sie scheinbar schon seit einer Woche arbeitet gestern kurz vor Feierabend noch schnell aufgeschrieben hat?

Durch sinnvolle Nutzung und Pflege von Datenbanken und der damit kombinierten Kommunikation mit den Zielgruppen werden Datensätze mit der Zeit aufschlussreicher. Hier ist es auf Knopfdruck möglich, Reports und Zwischenberichte zu extrahieren. Ebenso lassen sich im Idealfall Schwächen in Projekten durch eine gute digitale Dokumentation frühzeitig erkennen und Anpassungen vornehmen. 

Neben vielen neuen Möglichkeiten konfrontiert uns die Digitalisierung mit zahlreichen Herausforderungen. Neben fehlenden technischen Mitteln, muss das notwendige Wissen und die Erfahrung in einem sich schnell ändernden Umfeld oft erst erworben werden. Dazu kommen unterschiedliche Bedürfnisse und Affinitäten im Team gegenüber digitalen Prozessen. Wenn nur die Hälfte der Mitarbeitenden das Projektmanagement-Tool benutzt und alle anderen weiter Post-its kleben oder interne Mails schreiben, verringert sich der Arbeitsaufwand wahrscheinlich insgesamt nicht. Deshalb ist es wichtig, gemeinsam über die eigene Haltung gegenüber Digitalisierungsplänen in der Agentur nachzudenken. Welches Wissen ist da und welche Vorurteile gibt es? Welche Ressourcen lassen sich einsetzen und was ist der nächste kleine Schritt den wir gemeinsam gehen können? Wo können wir uns Räume freischaffen, in denen wir den Prozess reflektieren und wie gehen wir mit gescheiterten Ideen um?

Im September 2020 hat die bagfa eine Kurzumfrage zum Stand der Digitalisierung in Freiwilligenagenturen durchgeführt. Eine Zusammenfassung der Ergebnisse (116 Freiwilligenagenturen haben sich beteiligt) finden Sie hier.

Digitales Mindset – Unsere Haltung

Wenn wir über Digitale Transformation sprechen, ist damit auch ein gesellschaftlicher Wandel gemeint, der mittlerweile nahezu alle Lebensbereiche beeinflusst. Während zu Beginn des Digitalisierungsdiskurses viel von einer Mensch vs. Maschine-Logik ausgegangen wurde, hat sich das Paradigma in den letzten Jahren zu einer sog. userzentrierten Perspektive entwickelt. An dieser Stelle finden sich einige Parallelen zur Arbeit sozialer Organisationen. Auch hier stehen die Nutzer/innen und ihre Bedürfnisse im Fokus der Angebote. Ausgehend von unserem Leitbild und unserer Vision als Freiwilligenagentur lassen sich im Bezug auf Digitalisierung ebenso Fragen ableiten: Wie können wir mehr Menschen ins Ehrenamt bringen? Welche Hürden gibt es für Engagierte? Wie passt ein Ehrenamt in ihre Lebenswelt? Welche Unterstützung benötigen Einrichtungen, um Freiwillige sinnvoll einzubinden? In welchem Tonfall sprechen wir unsere Zielgruppen an?

Hier wird deutlich, dass der Digitalisierungsprozess in jedem Fall stark durch eine Haltung geprägt wird. Wie vermitteln wir Wertschätzung und Anerkennung bisher und wie können wir das digital übersetzen oder vielleicht sogar verbessern? Im Hinblick auf den Digitalisierungsprozess und sein teilweise disruptives Potential für gewohnte Abläufe ist es besonders wichtig, diese Haltung auch in der Kommunikation mitzudenken. Wie entwickeln wir uns zu einer lernenden Organisation? Was passiert, wenn ein Fehler gemacht wird und was bedeutet es, eine offene Kultur zu leben?

Trauen wir uns, Fragen und Probleme offen anzusprechen oder müssen wir mit unangenehmen Konsequenzen rechnen wenn wir ehrlich sind?

Dabei sollten wir nicht vergessen, dass die Ausgangsbedingungen in jeder Freiwilligenagentur unterschiedlich sind: Welche Ressourcen (monetär, zeitlich und im Bezug auf vorhandenes Wissen) sind vorhanden und wie können sie eingesetzt werden? Wichtig ist es, sich nicht einschüchtern zu lassen, denn die digitale Transformation ist komplex und kann schnell überfordernd wirken. Aber wir kennen unsere eigene Arbeit am besten und können oft einschätzen, was funktionieren kann und welche Maßnahme eventuell zu groß gedacht ist. Es kann hilfreich sein, in regelmäßigen Abständen einen imaginären Schritt zurück zu treten und zu überlegen, wo im Prozess wir gerade stehen und inwiefern die umgesetzten Maßnahmen auf unsere Vision einzahlen. Dabei ergibt sich die Gelegenheit, notwendige Kurskorrekturen vorzunehmen und alle Beteiligten auf einen Wissensstand zu bringen. Digitalisierung braucht vor allem Freiräume und deshalb Zeit. So bleiben wir sprechfähig und können am Diskurs teilnehmen.

Tipps für ein digitales Mindset:

  1. Unsicherheiten aushalten
  2. Ängste und Überforderung erkennen und benennen
  3. Fehlerkultur
  4. Lernende Organisation
  5. Experimentierräume schaffen
  6. Verbündete und Unterstützung suchen: Erfahrungsaustausch
  7. Proaktiv bleiben: Was ist der nächste umsetzbare Schritt?

Digitalisierungsstrategien

Auch wenn der Modus des Ausprobierens für Digitalisierungsprozesse essentiell ist, hat es sich als sinnvoll erwiesen, Digitalisierungsprozesse in der eigenen Freiwilligenagentur strategisch anzugehen. Ausgehend von Leitbild der Organisation, den vorhandenen Ressourcen und Anforderungen an die Digitalisierung des eigenen Arbeitsfeldes, wird ein Ziel formuliert und eine Intention gesetzt. Wichtig ist an dieser Stelle auch klar messbare Ergebnisse festzuhalten. Wie viele interne Emails werden nach Einführung eines Kommunikations-Tools noch verschickt? Wie viel Zeit sparen wir bei der Dokumentation von Projekten und können wir nachweisen, dass mehr Menschen über digitale Kanäle auf unsere Angebote aufmerksam werden?

Es bietet sich erfahrungsgemäß an, diese Strategie nicht losgelöst von der Praxis anzusiedeln, sondern in einem arbeitspraktischen Prozess zu entwickeln. Wenn es darum geht, ein komplettes Geschäftsfeld zu digitalisieren, ist die Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie ein komplexerer Prozess, bei dem Faktoren wie Wettbewerbsanalyse eine größere Rolle spielen. Im sozialen Sektor ist es aber oft ergiebiger, einen praxisnahen Ansatz zu wählen.

Wichtig ist bei der Erstellung einer Strategie, dass diese nicht “in Stein gemeißelt” ist. Ein essentielles Merkmal der digitalen Transformation ist der Fokus auf Veränderung. Wenn im Verlauf sichtbar wird, dass beispielsweise Nebeneffekte auftreten, die niemand antizipiert hat, bietet es sich an, diese gemeinsam in regelmäßigem Austausch zu reflektieren und ggfs. Anpassungen in der Gesamtstrategie vorzunehmen. 

In vielen Fällen bietet es sich an, einzelne Digitalisierungsmaßnahmen in der Freiwilligenagentur projektbasiert umzusetzen und eine individuelle Herangehensweise als Strategie festzuhalten, denn den allseits gültigen Fahrplan für alle Digitalisierungsmaßnahmen gibt es so leider nicht.

Hier finden Sie eine praktische Planungshilfe für Umsetzung digitaler Projekte.

Checkliste Digitalisierungsstrategie:

  1. Herausforderungen identifizieren
  2. Mit Blick auf das Selbstverständnis priorisieren
  3. Intention setzen
  4. konkrete Schritte planen
  5. Umsetzung der Maßnahmen
  6. Parallel dazu: regelmäßige Reflexion und Dokumentation der Lernerfahrung
  7. Basierend aus den Erkenntnissen die nächste Herausforderung angehen
  8. Mechanismen und Lernerfahrungen als Grundlage für übergeordnete Strategie festhalten

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