Digitale Kommunikation gehört für die meisten Menschen heute längst zum privaten Alltag. Insbesondere junge Generationen (die sog. digital natives) wachsen mit Smartphone und Co. auf und kennen es kaum anders. Auch in der Arbeitswelt haben sich Kommunikations- und Verfahrensprozesse gewandelt und finden überwiegend digital statt. Da ist es nicht verwunderlich, dass auch zivilgesellschaftliche Organisationen vermehrt den Blick nach innen richten und ihre internen Strukturen mittels digitaler Hilfsmittel neu aufstellen. Im Folgenden möchten wir Ihnen zeigen, wie solche internen Veränderungen für Freiwilligenagenturen gelingen können.
Teamkommunikation
Ein Aspekt, bei dem digitale Werkzeuge uns helfen können, Arbeitsprozesse zu verbessern, ist die interne Kommunikation in der Freiwilligenagentur. Natürlich spielen hier die Größe und Struktur des Teams eine entscheidende Rolle für die Frage nach den richtigen Kommunikationswegen. In kleineren Agenturen mit nur wenigen hauptamtlichen Mitarbeiter:innen sind interne Strukturen meist deutlich überschaubarer als in größeren Teams. Kommen dann noch die ehrenamtlichen Mitarbeiter:innen hinzu, kann es durchaus komplex werden.
Auch Homeoffice-Strukturen und flexible Arbeitszeiten bringen andere Herausforderungen mit sich, als wenn ein festes Team immer am selben Ort sitzt und Absprachen auch mal schnell zwischen Tür und Angel möglich sind.
Wie kann digitale Kommunikation unsere Arbeit erleichtern?
Zunächst einmal ist es wichtig, sich bewusst zu machen, wie die typischen Kommunikationsverläufe im eigenen Team eigentlich aussehen. Wie und wie regelmäßig kommunizieren wir aktuell miteinander und wie würden wir es gerne machen? Das ist dann bereits ein guter Ausgangspunkt, um die Anforderungen an ein mögliches neues Kommunikationstool abzuleiten.
Interne E Mails
Wer kennt es nicht – die Betreffzeile wird immer länger, doch in der zehnten Mail mit der Kollegin geht es eigentlich schon längst nicht mehr um das ursprüngliche Thema. Ein weiterer Klassiker: Eine Mail geht an mehrere Personen und Sie stehen in CC. Der Kollege vergisst aber versehentlich auf “allen antworten” zu klicken – schon bekommen Sie den Rest der Korrespondenz nicht mehr mit (und hätten sich die Zeit für Ihre eigene Antwort vielleicht sparen können…).
Tipp: Gemeinsame Regeln für die E-Mail-Kommunikation festlegen:
- Wer muss eigentlich was wissen? Mails sollten nur an diejenigen geschickt werden, die es auch wirklich betrifft.
- Betreffzeile: Jedes neue Thema ist auch eine neue Mail. So behalten Sie den Überblick.
- In die Empfängerliste kommen nur diejenigen, von denen eine Antwort gewünscht ist. Wer in CC steht, liest nur mit.
- Erwartungsmanagement: Welche Antwortzeiten sind in welchen Situationen angedacht?
Messenger
Messenger wie Slack, Teams oder Mattermost bieten insbesondere für größere Teams eine tolle Möglichkeit, um die interne Kommunikation übersichtlich und transparent zu gestalten und die Anzahl interner E-Mails zu verringern. Es können verschiedene Chaträume (Channel) für verschiedene Themen/Projekte/Personengruppen etc. angelegt werden, die sich dort niedrigschwellig und schnell austauschen können. Natürlich sind solche Messenger nicht für jede Kommunikation geeignet – wichtige Entscheidungen oder auch sensible Inhalte werden lieber über andere Kanäle ausgetauscht. Geht es aber um die alltäglichen Fragen, lassen sich mit Slack und Co. viel Zeit, Nerven und Postfach-Kapazitäten sparen.
Tipps:
- Schaffen Sie Räume für informellen Austausch, denn der darf auch im digitalen nicht fehlen. Gesonderte Channel für Spaßiges (z.B. #teeküche #freizeit), in denen auch mal ein lustiges Video oder Gif gepostet werden kann, machen gute Laune!
- Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um das Kommunikationstool sinnvoll einzurichten und themenspezifische Kanäle anzulegen. Auch eine optische EInrichtung mit Profilbildern und Symbolen für einzelne Kanäle erleichtern die Übersichtlichkeit. Es sollte für alle im Team möglichst klar erkennbar sein, welche Inhalte an welche Stelle gehören.
- Befragen Sie andere Akteure, welche Messenger sie erfolgreich nutzen und vergleichen Sie (auch Datenschutzkonformität und Preise). Außerdem bieten manche Anbieter kostenfreie oder vergünstigte Lizenzen für gemeinnützige Organisationen an. Mehr dazu hier.
Videokonferenzen
Nachdem Videokonferenzen mittlerweile zum Alltag dazugehören, bleibt vor allem einzuplanen, welches Tool für welchen Zweck zum Einsatz kommt. Interne Besprechungen oder Treffen in gewohnten Netzwerkrunden erfordern hier evtl. eine andere technische Umgebung als eine überregionale digitale Vereinsmesse oder Tagung.
Insbesondere wenn das Team nicht immer an einem Ort ist oder viele Kolleg:innen sich im Home-Office befinden, sind regelmäßige Teammeetings wichtig und wertvoll. In vielen Organisationen die remote (das heißt nicht vom selben Ort aus) arbeiten, gibt es regelmäßig kurze Checkins und Checkouts, in denen besprochen werden kann, was am jeweiligen Tag ansteht und umgesetzt wurde. Natürlich können solche kurzen Meetings auch einen informelleren Charakter haben, um die womöglich fehlenden Gespräche unter Kolleg:innen in der Kaffeeküche nicht gänzlich zu verdrängen.
Zum Weiterlesen:
- Eine digitale Sprechstunde von D3 so geht digital zum Thema Slack finden Sie hier.
- Eine Schritt für Schritt Anleitung zur Implementierung gibt es außerdem hier bei Correlaid.
- Eine gute Übersicht über aktuell verbreitete Videokonferenztools und Hinweise dazu, worauf es bei der Auswahl ankommt, lesen Sie bei der Schweizer Vereins-Seite vitamin B.
- Ausführliche Informationen und Empehlungen zu virtuellen Veranstaltungen und Online Moderation haben wir auf der Seite “Digitale Veranstaltungen” zusammengetragen.
Kollaboratives Arbeiten
Die digitale Transformation bringt nicht nur im Bereich der internen Kommunikation, sondern auch ganz konkret für die Planung und Organisation von (gemeinsamen) Projekten sowie für das kollaborative Bearbeiten von Dokumenten neue Möglichkeiten mit sich. Einige dieser Möglichkeiten stellen wir Ihnen hier vor.
Projektmanagement
Sowohl für zeitlich begrenzte Projekte oder das Planen von Veranstaltungen als auch für die Organisation einzelner Ressorts und Jahrespläne gibt es hilfreiche Tools, die das Projektmanagement erleichtern können.
Tools wie Trello, Asana oder Meistertask ermöglichen es, Arbeitsabläufe zu visualisieren, dabei Verantwortlichkeiten festzulegen und konkrete Aufgaben zu definieren, zu verteilen und mit einem aktuellen Status (z.B. “in Arbeit” oder “erledigt”) zu versehen. Projekte können so übersichtlich verwaltet werden.
Auch hier gilt: Führen Sie sich zunächst vor Augen, wie Sie momentan arbeiten und welche Prozesse sie gern verändern würden. Meist ergibt sich daraus recht schnell, ob ein Projektmanagement-Tool ihre Arbeit tatsächlich einfacher machen kann.
Dokumente gemeinsam bearbeiten
Das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten kann Arbeitsprozesse unheimlich vereinfachen und Arbeitsschritte sparen.
In einem Etherpad oder per NextCloud Only Office oder Google Drive (auch für Präsentationen und Tabellen) können Sie live und in Echtzeit mit mehreren Personen am selben Dokument arbeiten. Durch Kommentar- und Vorschlagsoptionen können Sie mit Ihren Mitverfasser:innen kommunizieren und haben zudem immer die aktuellste Version des Dokuments vor sich. Auch der Verlauf der Bearbeitung lässt sich nachvollziehen, doch können Sie darauf verzichten, sich womöglich mehrere Entwurfsdokumente per Mail hin und her zu schicken oder diese lokal auf Ihrem Server abzuspeichern.
Natürlich können Sie die finale Version Ihres Dokuments am Schluss auch in allen gängigen Dateiformaten lokal abspeichern und damit weiter verfahren, wie Sie möchten.
Weitere Infos:
- Auch Office365 von Microsoft ist eine cloudbasierte Rundumlösung, die das digitale Arbeiten erleichtert.
- Eine Einführung in das Projektmanagement mit Trello finden Sie hier, das Programm Asana können Sie hier besser kennenlernen (beides digitale Sprechstunden von D3 so geht digital).
- Die betterplace Academy bietet einen Online Kurs zum Thema “Zusammenarbeit in virtuellen Teams” an, zu dem Sie hier gelangen.
Transparenz
Das Arbeiten mit digitalen Kommunikations- und Projektmanagementtools führt in vielen Organisationen zu mehr Transparenz. Dadurch können neue positive Dynamiken im Team entstehen und zum Beispiel auch Hierarchien und Hürden abgebaut werden: Wenn durch ein digitales Wissensmanagement alle Mitarbeiter:innen einer Freiwilligenagentur auskunftsfähig nach Außen sind, weil das notwendige Wissen jederzeit griffbereit digital zur Verfügung steht.
Ein Vorteil digitaler Kommunikation ist es, dass bspw. eher introvertierte Personen besser einbezogen werden können. Das gilt sowohl für externe Teilnehmer:innen bei Veranstaltungen (wenn Fragen auch per Chat gestellt werden können), als auch für Personen aus dem eigenen Team, die sich vielleicht schriftlich (oder anonym) eher trauen, auch kritische Dinge anzusprechen oder ihre Sicht der Dinge einzubringen.
Dennoch sollte man sich bewusst sein, dass größere Transparenz unter Umständen auch mehr Kontrolle bedeuten kann. Allerdings geht der Trend dazu, das digitale Tools Mitarbeiter:innen nudgen, indem Sie direktes Feedback an die Mitarbeiter:innen geben, um Arbeitsprozesse zu verbessern.
Ein besonderer Knackpunkt kann im Übrigen das Onboarding (Einarbeiten) von neuen Teammitgliedern sein. Interne Prozesse werden in solchen Momenten oft sichtbar und leichter hinterfragt. Wie laufen bestimmte Arbeitsprozesse ab, was passiert eigentlich wo und wer ist verantwortlich? Wenn diese Situationen ernst genommen werden und dazu führen, interne Prozesse zu reflektieren, kann das ein guter Startpunkt sein, um Veränderungen anzustoßen.
Alle hier erwähnten Tools finden Sie auch noch einmal übersichtlich und kommentiert in unserer Toolbox zusammengefasst.