Interne Kommunikation und Teamstrukturen

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Digitale Kommunikation gehört für die meisten Menschen heute längst zum privaten Alltag. Insbesondere junge Generationen (die sog. digital natives) wachsen mit Smartphone und Co auf und kennen es kaum anders. Auch in der Arbeitswelt haben sich Kommunikations- und Verfahrensprozesse gewandelt und finden überwiegend digital statt. Da ist es nicht verwunderlich, dass auch zivilgesellschaftliche Organisationen vermehrt den Blick nach innen richten und ihre internen Strukturen mittels digitaler Hilfsmittel neu aufstellen. Im Folgenden möchten wir Ihnen zeigen, wie solche internen Veränderungen für Freiwilligenagenturen gelingen können. 

Teamkommunikation 

Ein Aspekt, bei dem digitale Werkzeuge uns helfen können, Arbeitsprozesse zu verbessern ist die interne Kommunikation in der Freiwilligenagentur. Natürlich spielt hier die Größe und Struktur des Teams eine entscheidende Rolle, welche Kommunikationswege sich überhaupt anbieten. In kleineren Agenturen mit nur wenigen hauptamtlichen Mitarbeitenden sind interne Strukturen meist deutlich überschaubarer als in größeren Teams. Kommen dann noch die ehrenamtlichen Mitarbeitenden hinzu, kann es durchaus komplex werden. 

Auch Homeoffice-Strukturen und flexible Arbeitszeiten bringen andere Herausforderungen mit sich, als wenn ein festes Team immer am selben Ort sitzt und Absprachen auch mal schnell zwischen Tür und Angel möglich sind. 

Wie kann digitale Kommunikation unsere Arbeit erleichtern? 

Zunächst einmal ist es wichtig, sich bewusst zu machen, wie die typischen Kommunikationsverläufe im eigenen Team eigentlich aussehen. Wie kommunizieren wir aktuell miteinander und wie würden wir es gerne machen? Das ist dann bereits ein guter Ausgangspunkt, um die Anforderungen an ein mögliches neues Kommunikationstool abzuleiten. 

Interne E Mails

Wer kennt es nicht – die Betreffzeile wird immer länger, doch in der zehnten Mail mit der Kollegin geht es eigentlich schon längst nicht mehr um das ursprüngliche Thema. Ein weiterer Klassiker: Eine Mail geht an mehrere Personen und Sie stehen in CC. Der Kollege vergisst aber versehentlich auf “allen antworten” zu klicken – schon bekommen Sie den Rest der Korrespondenz nicht mehr mit (und hätten sich die Zeit für Ihre eigene Antwort vielleicht sparen können…). 

Tipp: Gemeinsame Regeln für die E Mail-Kommunikation festlegen:

  • Wer muss eigentlich was wissen? Mails sollten nur an diejenigen geschickt werden, die es auch wirklich betrifft. 
  • Betreffzeile: Jedes neue Thema ist auch eine neue Mail. So behalten Sie den Überblick. 
  • In die Empfängerliste kommen nur diejenigen, von denen eine Antwort gewünscht ist. Wer in CC steht, liest nur mit. 
  • Erwartungsmanagement: Welche Antwortzeiten sind in welchen Situationen angedacht? 

Messenger

Messenger wie Slack bieten insbesondere für größere Teams eine tolle Möglichkeit, um die interne Kommunikation übersichtlich und transparent zu gestalten. Es können verschiedene Chaträume (Channel) für verschiedene Themen/Projekte/Personengruppen etc. angelegt werden, die sich dort niedrigschwellig und schnell austauschen können. Natürlich sind solche Messenger nicht für jede Kommunikation geeignet – wichtige Entscheidungen oder auch sensible Inhalte werden lieber über andere Kanäle ausgetauscht. Geht es aber um die alltäglichen Fragen, lassen sich mit Slack und Co. viel Zeit, Nerven und Postfach-Kapazitäten sparen. 

Tipps: 

  • Schaffen Sie Räume für informellen Austausch, denn der darf auch im digitalen nicht fehlen. Gesonderte Channel für Spaßiges (z.B. #teeküche #freizeit), in denen auch mal ein lustiges Video oder Gif gepostet werden kann, machen gute Laune! 
  • Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um das Kommunikationstool sinnvoll einzurichten und themenspezifische Kanäle anzulegen. Nur so können Sie hinterher den Überblick behalten. Es sollte für alle im Team möglichst klar erkennbar sein, welche Inhalte an welche Stelle gehören.

Videokonferenzen

2020 könnte man eigentlich glatt zum Jahr der Videokonferenzen ernennen – denn es gibt wohl kaum jemanden, der oder die in diesem Jahr nicht so einiges über Screensharing, virtuelle Warteräume und Breakout-Sessions gelernt hat. Auch intern lassen sich Videokonferenzen nutzen, zum Beispiel für regelmäßige Team-Meetings oder andere Besprechungen, bei denen der persönliche, verbale Austausch wichtig ist. 

Insbesondere wenn das Team nicht immer an einem Ort ist (oder sein kann) und viele Kolleg/innen sich im Home-Office befinden, sind regelmäßige Team Meeting wichtig und wertvoll. In vielen Organisationen die remote (das heißt nicht vom selben Ort aus) arbeiten, gibt es täglich kurze Checkins und Checkouts, in denen besprochen werden kann, was am jeweiligen Tag ansteht. Natürlich können solche kurzen Meetings auch einen informelleren Charakter haben, um die womöglich fehlenden Gespräche unter Kolleg/innen in der Kaffeeküche nicht gänzlich zu verdrängen.

Zum Weiterlesen: 

  • Eine digitale Sprechstunde von D3 so geht digital zum Thema Slack finden Sie hier.  
  • Eine Schritt für Schritt Anleitung zur Implementierung gibt es außerdem hier bei Correlaid
  • Eine gute Übersicht über aktuell verbreitete Videokonferenztools und Hinweise dazu, worauf es bei der Auswahl ankommt, lesen Sie hier bei vereint.digital. 
  • Ausführliche Informationen und Empehlungen zu virtuellen Veranstaltungen und Online Moderation haben wir auf der Seite “Digitale Veranstaltungen” zusammengetragen.

Kollaboratives Arbeiten

Die digitale Transformation bringt nicht nur im Bereich der internen Kommunikation, sondern auch ganz konkret für die Plannung und Organisation von (gemeinsamen) Projekten sowie für das kollaborative Bearbeiten von Dokumenten neue Möglichkeiten mit sich. Einige dieser Möglichkeiten stellen wir Ihnen hier vor.

Projektmanagement 

Sowohl für zeitlich begrenzte Projekte oder das Planen von Veranstaltungen, als auch für die Organisation einzelner Ressorts und Jahrespläne gibt es hilfreiche Tools, die das Projektmanagement erleichtern können. 

Tools wie Trello, Asana oder Meistertask ermöglichen es, Arbeitsabläufe zu visualisieren, dabei Verantwortlichkeiten festzulegen und konkrete Aufgaben zu definieren, zu verteilen und mit einem aktuellen Status (z.B. “in Arbeit” oder “erledigt”) zu versehen. Projekte können so übersichtlich verwaltet werden.

Auch hier gilt: Führen Sie sich zunächst vor Augen, wie Sie momentan arbeiten und welche Prozesse sie gern verändern würden. Meist ergibt sich daraus recht schnell, ob ein Projektmanagement-Tool ihre Arbeit tatsächlich einfacher machen kann oder ob dadurch vielleicht sogar mehr Aufwand entstehen könnte. Wenn das der Fall ist, sollten Sie sich höchstwahrscheinlich direkt wieder von dem neuen Tool verabschieden.

Dokumente gemeinsam bearbeiten 

Das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten kann Arbeitsprozesse unheimlich vereinfachen und Arbeitsschritte sparen. 

In einem Etherpad oder per Google Drive (auch für Präsentationen und Excel Tabellen) können Sie live und in Echtzeit mit mehreren Personen am gleichen Dokument arbeiten. Durch Kommentar- und Vorschlagsoptionen können Sie mit Ihren Mitverfasser/innen kommunizeren und haben zudem immer die aktuellste Version des Dokuments vor sich. Auch der Verlauf der Bearbeitung lässt sich nachvollziehen, doch können Sie darauf verzichten, sich womöglich mehere Entwurfsdokumente per Mail hin und her zu schicken oder diese lokal auf Ihrem Server abzuspeichern.

Natürlich können Sie die finale Version Ihres Dokuments am Schluss auch in allen gängigen Dateiformaten lokal abspeichern und damit weiter verfahren, wie Sie möchten.

Weitere Infos:

  • Auch Office365 von Microsoft ist eine cloudbasierte Rundumlösung, die das digitale Arbeiten erleichtert.
  • Eine Einführung in das Projektmanagement mit Trello finden Sie hier, das Programm Asana können Sie hier besser kennenlernen (beides digitale Sprechstunde von D3 so geht digital).
  • Die betterplace Academy bietet einen Online Kurs zum Thema “Zusammenarbeit in virtuellen Teams” an, zu dem Sie hier gelangen.

Transparenz

Das Arbeiten mit digitalen Kommunikations- und Projektmanagementtools führt in vielen Organisationen zu mehr Transparenz. Dadurch können neue positive Dynamiken im Team entstehen und zum Beispiel auch Hierachrchien und Hürden abgebaut werden.

Ein Vorteil digitaler Kommunikation ist es, dass eher introvertierte Personen besser einbezogen werden können. Das gilt sowohl für externe Teilnehmende bei Veranstaltungen (wenn Fragen auch per Chat gestellt werden können), als auch für Personen aus dem eigenen Team, die sich vielleicht schriftlich (oder anonym) eher trauen, auch kritische Dinge anzusprechen oder ihre Sicht der Dinge einzubringen.

Dennoch sollte man sich bewusst sein, dass größere Transparenz unter Umständen auch mehr Kontrolle bedeuten kann. Dieser Punkt führt uns erneut zu dem wichtigen Hinweis, dass die Implementierung von digitalen Tools zur internen Zusammenarbeit gut geplant und mit konkreten Regeln zur Anwendung verbunden werden sollte.

Ein besonders interessanter Knackpunkt kann im Übrigen das Onboarding (Einarbeiten) von neuen Teammitgliedern sein. Interne Prozesse werden in solchen Momenten oft sichtbar und leichter hinterfragt. Wie laufen bestimmte Arbeitsprozesse ab, was passiert eigentlich wo und wer ist verantwortlich? Wenn diese Situationen ernst genommen werden und dazu führen, interne Prozesse zu reflektieren, kann das ein guter Startpunkt sein, um Veränderungen anzustoßen.

Alle hier erwähnten Tools finden Sie auch noch einmal übersichtlich und kommentiert in unserer Toolbox zusammengefasst.