Toolbox und Empfehlungen

Wie wähle ich das passende digitale Werkzeug aus?

Wenn ein Arbeitsprozess identifiziert wurde, der durch digitale Hilfsmittel verbessert werden soll, ist zuerst eine umfassende Recherche angebracht. Unsere Toolbox soll dafür ein Ausgangspunkt sein. Mithilfe von gemeinsam formulierten Anforderungen und Erfahrungsberichten anderer Organisationen kann eine Liste an möglichen Tools erstellt werden. Diese kann bspw. nach den obengenannten Kriterien kategorisiert werden und so die gemeinsame Entscheidung erleichtern.

Worauf ist bei der Implementierung eines neuen digitalen Tools zu achten? 

Wenn das Team sich für ein neues digitales Werkzeug entschieden hat, geht es als nächstes um die Einführung und Nutzung im Arbeitsalltag. Die meisten Tools funktionieren nur, wenn alle aus dem Team mitmachen. Dafür braucht es natürlich das nötige Know How, um das jeweilige Tool auch souverän nutzen zu können. Je nach Kenntnisstand des Teams kann es daher hilfreich sein, einführende Workshops oder Schulungen durchzuführen oder schriftliche Anleitungen zu verfassen. Diese können natürlich auch durch Verantwortliche aus dem eigenen Team organisiert werden. 

Auch sollte man für neue Tools immer eine Testphase einplanen, um alle zentralen Funktionen (miteinander) auszuprobieren und sich mit ihnen vertraut zu machen. Nach Ablauf der Testphase kann gemeinsam reflektiert und entschieden werden, ob das Tool tatsächlich langfristig eingeführt wird. Auch bietet es sich zu diesem Zeitpunkt an, gemeinsam Regeln zur Nutzung des entsprechenden Tools zu überlegen und diese ggf. auch zu verschriftlichen. 

Hinweise zur Toolbox

In unserer Toolbox finden Sie eine Übersicht verschiedener digitaler Tools, die für die Arbeit in Freiwilligenagenturen hilfreich sein können. 

• Die Vorschläge dienen als Inspiration für unterschiedliche Arbeitsbereiche und sind keineswegs vollständig. 
• Zu fast allen Tools gibt es natürlich weitere Alternativen mit ähnlichen Funktionen. Meist müssen Sie nur nach dem Namen des Tools im Internet suchen und bekommen die entsprechenden Alternativen aufgelistet. 
• Wichtige Kriterien für die Auswahl:
  • Welche Art von Daten werden ausgetauscht und welche Überlegungen zur DSGVO gelten?
  • Was ist für unsere Arbeit besonders wichtig? Eine gute Bedienbarkeit, ein Tool das langfristig funktioniert oder niedrige Lizenzgebühren?
  • Haben wir das nötige Know-How im Team oder im Umfeld um ein Open Source-Tool nach unseren Bedürfnissen einzurichten?
  • Welche Person aus dem Team hat Lust und Kapazitäten, sich einzuarbeiten und als Ansprechperson bei der Verwendung zu agieren?
• Die sogenannten proprietären Software-Lösungen großer (oft US-amerikanischer) Anbieter sind aufgrund ihrer schnellen Verfügbarkeit recht verbreitet. So ist man als Nutzer:in allerdings der intransparenten Preispolitik ausgeliefert. Für fast jedes große US-amerikanische Tool gibt es zahlreiche Alternativen, entweder von einem kleineren europäischen Anbieter oder als Open-Source-Lösung, also mit einer offenen Code-Basis.