Toolbox und Empfehlungen

Foto: Cesar Carlevarino Aragon via Unsplash

Hilfreiche Tipps für Auswahl und Implementierung

Worauf ist bei der Auswahl eines neuen Tools zu achten? 

Die entscheidende Frage lautet: Erleichtert das Tool meine/unsere Arbeit? Wenn nicht, ist es das falsche!

Für fast jeden Arbeitsbereich gibt es Tools wie Sand am Meer. Da fällt die Auswahl oft nicht leicht, denn schnell wird klar: Das perfekte Tool, das alle Ansprüche erfüllt, gibt es nur selten. Meistens soll das Tool kostenlos sein, außerdem natürlich gut und intuitiv bedienbar und dazu noch hohe Datenschutzstandards erfüllen.

Darstellung von youvo.org

Erfahrungsgemäß müssen genau diese drei Aspekte (Kosten/Datenschutz/Bedienbarkeit) oft gegeneinader abgewogen werden. Wie die nebenstehende Animation verdeutlichen soll, erfüllen die meisten Tools nur maximal zwei von dreien.

Wie nutzen andere das Tool? Erkundigen Sie sich vorab in Ihrem Umfeld oder Netzwerk und fragen, welche Erfahrungen andere schon mit dem jeweiligen Tool gemacht haben.

Worauf ist bei der Implementierung eines neuen Tools zu achten? 

Die meisten Tools funktionieren nur, wenn alle aus dem Team mitmachen. Dafür braucht es natürlich das nötige Know How, um das jeweilige Tool auch souverän nutzen zu können. Je nach Kenntnisstand des Teams kann es daher hilfreich sein, einführende Workshops oder Schulungen durchzuführen oder schriftliche Anleitungen zu verfassen. Diese können natürlich auch durch Verantwortliche aus dem eigenen Team organisiert werden. 

Auch sollte man für neue Tools immer eine Testphase einplanen, um alle zentralen Funktionen (miteinander) auszuprobieren und sich mit ihnen vertraut zu machen. Nach Ablauf der Testphase kann gemeinsam reflektiert und entschieden werden, ob das Tool tatsächlich langfristig eingeführt wird. Auch bietet es sich zu diesem Zeitpunkt an, gemeinsam Regeln zur Nutzung des entsprechenden Tools zu überlegen und diese ggf. auch zu verschriftlichen. 

Hinweise zur Toolbox

In unserer Toolbox finden Sie eine Übersicht verschiedener digitaler Tools, die für die Arbeit in Freiwilligenagenturen hilfreich sein können. 

  • Die Vorschläge dienen als Inspiration für unterschiedliche Arbeitsbereiche und sind keineswegs vollständig.
  • Zu fast allen Tools gibt es natürlich weitere Alternativen mit ähnlichen Funktionen.  Meist müssen Sie nur nach dem Namen des Tools im Internet suchen und bekommen die entsprechenden Alternativen aufgelistet. 
  • Wichtige Kriterien für die Auswahl:
    • Welche Art von Daten werden ausgetauscht und welche Überlegungen zur DSGVO gelten?
    • Was ist für unsere Arbeit besonders wichtig? Eine gute Bedienbarkeit, ein Tool das langfristig funktioniert oder niedrige Lizenzgebühren?
    • Haben wir das nötige Know-How im Team oder im Umfeld um ein Open Source-Tool nach unseren Bedürfnissen einzurichten?
    • Welche Person aus dem Team hat Lust und Kapazitäten, sich einzuarbeiten und als Ansprechperson bei der Verwendung zu agieren?
  • Für fast jedes große US-amerikanische Tool gibt es zahlreiche Alternativen. Wenn diese allerdings von einem kleinen Team ohne sicheres Business Modell entwickelt werden, birgt das die Gefahr, dass das Tool im schlimmsten Fall in ein paar Jahren nicht mehr aktuell gehalten oder abgeschaltet wird.

Toolbox

Teamkommunikation

Open-Source-basiertes Teamkommunikationstool mit zahlreichen Kollaborationsfunktionen.
Das wohl bekannteste Teamkommunikationstool mit zahlreichen Schnittstellen und einer sinnvollen kostenloses Version für kleine Nonprofits.

Messenger

Datensparsamer kostenloser Messenger mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
DSGVO-konformer Messenger mit Nonprofit-Rabatt aus der Schweiz.

Videokonferenzen

Mit den richtigen Einstellungen ein stabiles Videokonferenztool mit Gruppenraum-Funktion.
Mittlerweile gibt es einige Organisationen, die diese Open-Source-Lösung selbst hosten und eine kostenlose stabile Nutzung anbieten.
Videokonferenzen können hier komplett verschlüsselt durchgeführt werden.

Projektmanagement

Übersichtliches Tool das nach der Kanban-Methode aufgebaut ist.
In Deutschland gehostete Trello-Alternative.
Komplexe Funktionen die auch für größere Teams gut nutzbar sind (mit 75% Rabatt für Non-Profits).

Design

Intuitiv nutzbares Design-Tool für die Gestaltung von kleinen Grafiken, mit zahlreichen kostenlosen Vorlagen.
Eine einfache Web-App in der alle verwendeten Farbcodes, Icons und Logovarianten zentral hinterlegt werden können.

Umfragen

Für Live-Umfragen während Veranstaltungen bewährtes Tool.
Für Erwartungsabfragen oder Feedbacks nutzungsfreundliches Tool.
Mit ansprechend und spielerisch gestalteten Umfragen bleibt die Absprungrate gering.

Kollaboration

Das wohl bekannteste kostenlose Tool für kollaborative Dokumentenbearbeitung, sehr intuitives Handling.
Leichte Zusammenarbeit an Textdokumenten ohne Anmeldung.
Integration mit Onlyoffice oder Collabora. Bietet bekannte Office-Funktionen zum selbst hosten.

Cloudspeicher

DSGVO-konforme Cloudspeicher mit sog. Zero-Knowledge-Verschlüsselung.
Bekannter amerikanischer Cloud-Speicher zum Organisieren und Teilen von Dateien, mit vielen Erweiterungen. Alternativen auch hier als Übersicht.

Newsletter

Lässt bis zu 2000 Empfangsadressen in der kostenlosen Variante zu.
Deutsche Alternative mit hoher Zustellquote.
Ebenfalls deutscher Anbieter mit hohen Datenschutzstandards und intuitivem Editor.

Weitere Empfehlungen

Praktische Übersichten zu digitalen Tools

  • Zum digitalen Werkzeugkasten für Kulturfördervereine hier
  • Eine Übersicht zu digitalen Anwendungen vom DRK hier.
  • Übersichtsartikel zur Auswahl des richtigen Videokonferenz-Tools hier.      
  • Zum Webinar Toolparty von der openTransfer Akademie hier.

Lern- und Austauschplattformen

  • Die betterplace academy bietet auf ihrer Plattform Sozial lernt digital kostenfreie Online-Kurse und Webinare zur praxisnahen Fortbildung rund um Digitalisierung für soziale Organisationen an.
  • Am Forum Digitalisierung und Engagement vom Bundesnetzwerk Bürgerschaftliches Engagement können sich zivilgesellschaftliche Akteure aktiv beteiligen.
  • Die Digitale Nachbarschaft bietet Workshops und Materialien rund um Digitalisierung vor Ort.
  • Zu allen Aufzeichnungen der Sprechstunde Plötzlich digital von D3 geht es hier
  • In Rheinland Pfalz gibt es Digital-Botschafterinnen und Botschafter, die ihre Erfahrungen aus der digitalen Welt an Seniorinnen und Senioren weitergeben. Dazu wurden viele niedrigschwellige Materialien zusammengestellt, die Sie hier finden. 

Regelmäßige Veranstaltungen rund um Digitalisierung

Vergünstigungen für Nonprofits

  • Stifter Helfen – das IT-Portal für Non-Profits mit vielen Rabatten auf Hard- und Software. Auch auf einige der oben genannten Tools gibt es hier Rabatt.
  • Mit dem Freianzeigenprogramm Google Ad Grants können registrierte gemeinnützige Organisationen (für einen bestimmten Freibetrag) kostenlos Werbung schalten.