Hilfreiche Tipps für Auswahl und Implementierung
Worauf ist bei der Auswahl eines neuen Tools zu achten?
Die entscheidende Frage lautet: Erleichtert das Tool meine/unsere Arbeit? Wenn nicht, ist es das falsche!
Für fast jeden Arbeitsbereich gibt es Tools wie Sand am Meer. Da fällt die Auswahl oft nicht leicht, denn schnell wird klar: Das perfekte Tool, das alle Ansprüche erfüllt, gibt es nur selten. Meistens soll das Tool kostenlos sein, außerdem natürlich gut und intuitiv bedienbar und dazu noch hohe Datenschutzstandards erfüllen.
Erfahrungsgemäß müssen genau diese drei Aspekte (Kosten/Datenschutz/Bedienbarkeit) oft abgewogen werden. Wie die nebenstehende Animation verdeutlichen soll, erfüllen die meisten Tools nur maximal zwei von dreien.
Wie nutzen andere das Tool? Erkundigen Sie sich vorab in Ihrem Umfeld oder Netzwerk und fragen, welche Erfahrungen andere schon mit dem jeweiligen Tool gemacht haben.
Worauf ist bei der Implementierung eines neuen Tools zu achten?
Die meisten Tools funktionieren nur, wenn alle aus dem Team mitmachen. Dafür braucht es natürlich das nötige Know How, um das jeweilige Tool auch souverän nutzen zu können. Je nach Kenntnisstand des Teams kann es daher hilfreich sein, einführende Workshops oder Schulungen durchzuführen oder schriftliche Anleitungen zu verfassen. Diese können natürlich auch durch Verantwortliche aus dem eigenen Team organisiert werden.
Auch sollte man für neue Tools immer eine Testphase einplanen, um alle zentralen Funktionen (miteinander) auszuprobieren und sich mit ihnen vertraut zu machen. Nach Ablauf der Testphase kann gemeinsam reflektiert und entschieden werden, ob das Tool tatsächlich langfristig eingeführt wird. Auch bietet es sich zu diesem Zeitpunkt an, gemeinsam Regeln zur Nutzung des entsprechenden Tools zu überlegen und diese ggf. auch zu verschriftlichen.
Hinweise zur Toolbox
In unserer Toolbox finden Sie eine Übersicht verschiedener digitaler Tools, die für die Arbeit in Freiwilligenagenturen hilfreich sein können.
- Die Vorschläge dienen als Inspiration für unterschiedliche Arbeitsbereiche und sind keineswegs vollständig.
- Zu fast allen Tools gibt es natürlich weitere Alternativen mit ähnlichen Funktionen. Meist müssen Sie nur nach dem Namen des Tools im Internet suchen und bekommen die entsprechenden Alternativen aufgelistet.
- Wichtige Kriterien für die Auswahl:
- Welche Art von Daten werden ausgetauscht und welche Überlegungen zur DSGVO gelten?
- Was ist für unsere Arbeit besonders wichtig? Eine gute Bedienbarkeit, ein Tool das langfristig funktioniert oder niedrige Lizenzgebühren?
- Haben wir das nötige Know-How im Team oder im Umfeld um ein Open Source-Tool nach unseren Bedürfnissen einzurichten?
- Welche Person aus dem Team hat Lust und Kapazitäten, sich einzuarbeiten und als Ansprechperson bei der Verwendung zu agieren?
- Für fast jedes große US-amerikanische Tool gibt es zahlreiche Alternativen. Wenn diese allerdings von einem kleinen Team ohne sicheres Business-Modell entwickelt werden, birgt das die Gefahr, dass das Tool im schlimmsten Fall in ein paar Jahren nicht mehr aktuell gehalten oder abgeschaltet wird. Open Source-Werkzeuge die selbst gehostet werden können, werden immer intuitiver bedienbar und bieten sich besonders für gemeinnützige Akteure an, die sich nicht von kommerziellen Anbietern abhängig machen wollen.
Toolbox
Teamkommunikation
Open-Source-basiertes Teamkommunikationstool mit zahlreichen Kollaborationsfunktionen.
Das wohl bekannteste Teamkommunikationstool mit zahlreichen Schnittstellen und einer sinnvollen kostenloses Version für kleine Nonprofits.
Messenger
Datensparsamer kostenloser Messenger mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
DSGVO-konformer Messenger mit Nonprofit-Rabatt aus der Schweiz.
Videokonferenzen
Mit den richtigen Datenschutz-Einstellungen ein stabiles Videokonferenztool mit Gruppenraum-Funktion und regelmäßigen Updates.
Mittlerweile gibt es einige Organisationen, die diese Open-Source-Lösung selbst hosten und eine kostenlose stabile Nutzung anbieten.
Ein weiteres Open-Source basiertes Webkonferenzsystem, das insbesondere für Online-Learning genutzt wird.
Projektmanagement
Übersichtliches Tool das nach der Kanban-Methode aufgebaut ist. Wer Microsoft 365 nutzt, findet im Planner ähnliche Funktionen.
In Deutschland gehostete Trello-Alternative.
Sehr flexibles Tool (englischsprachig) für die individuelle Projektplanung oder für Teams.
Komplexe Funktionen die auch für größere Teams gut nutzbar sind (mit 75% Rabatt für Non-Profits).
Digitale Whiteboards & Pinnwände
Einfaches Anlegen virtueller Pinnwände, zum kollaborativen Sammeln und Ordnen von Beiträgen und Inhalten (z.B. in Online-Veranstaltungen).
DSGVO-konforme Padlet-Alternative mit günstigen Tarifen für Gemeinnützige.
Digitales und (unendlich erweiterbares) Whiteboard mit hohem Funktionsumfang. Gut für übersichtliches Planen und Entwickeln von Projekten und Strategien.
Deutschsprachige und DSGVO-konforme Miro-Alternative mit den wichtigsten Grundfunktionen.
Design
Intuitiv nutzbares Design-Tool für die Gestaltung von Grafiken, Social Media-Posts, Flyern und mehr, für gemeinnützige Organisationen kostenlos nutzbar.
Umfragen
Für Live-Umfragen während Veranstaltungen bewährtes Tool mit eingeschränkten Funktionen in der kostenlosen Variante.
Zum Erstellen, Versenden und Auswerten datenschutzkonformer Umfragen und Fragebögen.
Für Erwartungsabfragen oder Feedbacks nutzungsfreundliches Tool.
Mit ansprechend und spielerisch gestalteten Umfragen bleibt die Absprungrate gering.
Kollaboration
Das wohl bekannteste kostenlose Tool für kollaborative Dokumentenbearbeitung, sehr intuitives Handling.
Leichte Zusammenarbeit an Textdokumenten ohne Anmeldung.
Verschlüsselte Lösung mit vereinfachten Office-Anwendungen (Texte, Präsentationen, Tabellen).
Open Source basierte Cloudlösung mit den Office-Toolas von Only Office. Bietet bekannte Office-Funktionen zum Selbsthosten.
Cloudspeicher
DSGVO-konforme Cloudspeicher mit sog. Zero-Knowledge-Verschlüsselung.
Bekannter amerikanischer Cloud-Speicher zum Organisieren und Teilen von Dateien, mit vielen Erweiterungen.
Alternativen auch hier als Übersicht.
Newsletter
Lässt bis zu 2000 Empfangsadressen in der kostenlosen Variante zu.
Deutsche Alternative mit hoher Zustellquote und vielen kostenlosen Templates.
Ebenfalls deutscher Anbieter mit hohen Datenschutzstandards und intuitivem Editor.
Vereinsmanagement/Datenbank
Weitverbreitete browserbasierte Datenbank für Freiwilligenagenturen, mit zahlreichen Schnittstellen und Features für Kontaktmanagement und Engagementangebote.
Intuitiv gestaltetes DSGVO-konformes Mitgliederverwaltungstool für Vereine und Stiftungen.
KI-Tools
Der Klassiker der textbasierten KI-Tools.
Ein sog. Text-zu-Bild-Diffusionsmodell, das in der Lage ist, fotorealistische Bilder aus jeglicher Texteingabe zu generieren.
Praktische KI-basierte Zusammenfassung größerer Textmengen
Weitere Empfehlungen
Praktische Übersichten zu digitalen Tools
- Zum digitalen Werkzeugkasten für Kulturfördervereine hier entlang.
- Im Leitfaden “Digitalisieren- wie geht das?” von der lagfa Brandenburg finden sich eine Übersicht gängiger Tools.
- Eine Übersicht zu digitalen Anwendungen vom DRK hier.
- Übersichtsartikel zur Auswahl des richtigen Videokonferenz-Tools hier.
- Zum Webinar Toolparty von der openTransfer Akademie hier.
- Die Freiwilligenagentur Leipzig hat einen Wissensfundus für Digitalisierung im Verein angelegt.
- Im Vereinswiki des Landesnetzwerk Bürgerschaftliches Engagement Bayern finden sich hilfreiche Einstiegsinfos für Vereine, die digital zusammenarbeiten wollen.
- Diese Textsammlung zu KI in der Sozialen Arbeit und der digitale Webzeugkoffer des Paritätischen Gesamtverbands bieten eine Sammlung von Beiträgen zur Nutzung von ChatGPT und KI-Tools.
- Ein Vorschlag für einen Code of Good Practice für Gemeinnützige, die KI-Tools nutzen und ein Wissenspool rund um KI in Nonprofits von der Referentin Julia Junge.
- Auf digital verein(t) stellt die lagfa bayern jede Menge praktische Anleitungen und Checklisten für die Digitalisierung von Vereinen zur Verfügung.
Lern- und Austauschplattformen
- Die betterplace academy bietet auf ihrer Plattform Sozial lernt digital kostenfreie Online-Kurse und Webinare zur praxisnahen Fortbildung rund um Digitalisierung für soziale Organisationen an.
- Am Forum Digitalisierung und Engagement vom Bundesnetzwerk Bürgerschaftliches Engagement konnten sich zivilgesellschaftliche Akteure aktiv beteiligen.
- Die Digitale Nachbarschaft bietet Workshops und Materialien rund um Digitalisierung vor Ort.
- Zu allen Aufzeichnungen der Sprechstunde Plötzlich digital von D3 geht es hier.
- In Rheinland Pfalz gibt es Digital-Botschafterinnen und Botschafter, die ihre Erfahrungen aus der digitalen Welt an Seniorinnen und Senioren weitergeben. Dazu wurden viele niedrigschwellige Materialien zusammengestellt, die Sie hier finden.
- Auf der Lernplattform Agathe Hilft dreht sich alles um agile Arbeitsmethoden für gemeinnützige Organisationen. Wer mehr über Scrum-Master oder die Kanban-Methode wissen möchte, ist hier genau richtig.
- Diese Online-Anleitung (siehe hier) zeigt am Beispiel einer Datenbank praxisnah, was es bei der Auswahl digitaler Tools zu beachten gibt.
- Eine Sammlung zu verschiedenen Bildungsangeboten rund um die Digitalisierung von Non-Profit-Organisationen findet sich hier im Angebotsfinder von D3.
Regelmäßige Veranstaltungen rund um Digitalisierung
- Einmal im Jahr findet der bundesweite Digital Social Summit statt
- Die aktuellen Webinare von Stifter Helfen finden Sie hier.
- Open Transfer Camps der Stiftung Bürgermut.
Vergünstigungen für Nonprofits
- Stifter Helfen – das IT-Portal für Non-Profits mit vielen Rabatten auf Hard- und Software. Auch auf einige der oben genannten Tools gibt es hier Rabatt.
- Mit dem Freianzeigenprogramm Google Ad Grants können registrierte gemeinnützige Organisationen (für einen bestimmten Freibetrag) kostenlos Werbung schalten.