Digitale Veranstaltungen

Foto: Chris Montgomery via Unsplash

Spätestens seit den neuen Arbeitsbedingungen infolge der Corona-Pandemie gehören digitale Veranstaltungsformate für Freiwilligenagenturen mit zum Arbeitsalltag. Nicht nur als Teilnehmer:innen bei digitalen Events oder Fortbildungen, sondern auch selbst als Gastgeber:innern von digitalen Workshops, Beratungen und Konferenzen. Auf dieser Seite haben wir zusammengefasst, was digitale Formate und Online-Moderation ausmacht und wie Sie damit verbundenen Herausforderungen am besten begegnen. 

Die Besonderheiten digitaler Formate 

5 wichtige Learnings aus Online-Formaten

  1. Analoge Konzepte lassen sich nicht 1 zu 1 ins digitale übertragen. Es braucht eigene, neue, oder zumindest angepasste Konzepte und Methoden, damit digitale Formate gut funktionieren.
  2. Digital heißt nicht gleich weniger Aufwand und Vorbereitung! Auch wenn die Organisation rund um Räume und Verpflegung wegfällt, sind Online-Formate oftmals sogar mit größerem Aufwand verbunden als analoge. Daher gilt: Frühzeitig planen! 
  3. Die Technik spielt nicht immer perfekt mit. Aber wer kennt es nicht: Auch bei analogen Seminaren fällt mal das Mikrofon aus oder es fehlt der richtige Adapter für den Beamer. In beiden Fällen gilt: Gelassen bleiben! Oder mal hier vorbeischauen… 
  4. Qualität statt Quantität – das gilt auch für digitale Tools in Online-Meetings. Diese sollten gezielt da eingesetzt werden, wo sie auch wirklich einen Mehrwert erzeugen und zum Gesamtkonzept passen.  
  5. Ja, das Internet bietet viel Potential für Ablenkung – Stichwort Multitasking. Und es ist sicherlich eine besondere Herausforderung, digitale Formate so zu gestalten, dass Teilnehmer:innen aufmerksam bleiben und sich aktiv einbringen. Aber nicht vergessen: Auch bei Präsenzveranstaltungen ist nicht automatisch gegeben, dass alle sich gleichermaßen beteiligen. 

Digitale Formate clever gestalten 

Wer selbst eine digitale Veranstaltung plant, steht zunächst vor vielen Fragen: Über welches Tool soll das Format stattfinden? Erfüllen wir die technischen Voraussetzungen und ist meinen Zielgruppen der Zugang ebenfalls möglich? Welcher zeitliche Rahmen ist angebracht? Wie sorgt man für angenehme und persönliche Stimmung auch bei Gruppen, die sich noch nicht kennen? Wie halte ich das Gespräch am Laufen und die Teilnehmer:innen aktiv? Die Liste ist lang – deshalb haben wir eine strukturierte Übersicht für Sie, was Sie bei der Planung von Online-Formaten beachten sollten. 

Wenn Sie alle Punkte abhaken können, steht im Idealfall am Ende ein stimmiges Gesamtkonzept, mit dem Sie Ihr virtuelles Format meistern! 

Vorbereitung

Eine gut durchdachte Vorbereitung ist natürlich bei jedem Veranstaltungsformat das A und O. Im digitalen Raum ist das nicht anders, deshalb sollten Sie folgende Aspekte beachten: 

  • Die zentralen Rollen sollten klar verteilt und geklärt sein. Wer übernimmt die Moderation? Wer ggf. die Co-Moderation und/oder den technischen Support? 
  • Wenn es Gäste oder externe Referent:innen gibt, sollten diese vorab gut vorbereitet und ggf. ein Briefing erhalten. 
  • Informieren Sie die Teilnehmenden möglichst früh über die technischen Voraussetzungen (bei der Einladung/Anmeldung) und bieten Sie einen Technik Check für diejenigen an, die sich vorab mit der Technik  vertraut machen möchten. 
  • Der technische Ablauf sollte auch intern für alle Beteiligten klar sein – machen Sie im Idealfall einen Probedurchlauf und testen alle verwendeten Tools (auch aus Sicht der Teilnehmer:innen).

Einstieg und Check In

Der Einstieg kann im Digitalen eine besondere Herausforderung sein. Schließlich macht es einen Unterschied, ob Menschen nach und nach in den Konferenzraum eintrudeln und vielleicht vor dem offiziellen Start schon einen Kaffee mit bekannten Gesichtern getrunken haben, oder ob sich um Punkt 10 Uhr dreißig virtuelle Kacheln auf dem Bildschirm aufbauen. Wir raten daher, besonderes Augenmerk auf den Beginn von digitalen Veranstaltungen zu legen: 

  • Wer auf den informellen Start und lockeren Plausch nicht verzichten möchte, kann dafür auch im Digitalen Wege finden. Laden Sie Ihre Teilnehmer:innen doch z.B. bereits vor dem offiziellen Start zu einem virtuellen Frühstück ein. 
  • Je nachdem, ob sich die Teilnehmer:innen bereits gut kennen oder nicht, sollten Sie eine kurze Vorstellungsrunde erwägen. Wie diese konkret aussieht, hängt natürlich stark von der Teilnehmer:innenzahl ab.
    • Bei kleineren Gruppen kann eine klassische Vorstellungsrunde gut gelingen (jede:r sagt nacheinander ihren:seinen Namen, ihre:seine Organisation und beantwortet ggf. noch eine individuelle Frage). 
    • In mittelgroßen Runden kann z.B. die Moderation die Teilnehmer:innen einordnen und ggf. mit einer konkreten Frage auf einzelne Teilnehmer:innen näher eingehen. 
    • In größeren Runden können verschiedene digitale Tools den Einstieg erleichtern. Mit Padlet oder auch über die Stempel-Funktion bei Zoom können Sie die Teilnehmer:innen z.B. bitten, auf einer Karte Ihren Ort zu markieren. 
  • Wenn Sie für persönliche oder auch besonders lockere Atmosphäre sorgen wollen, starten Sie doch ruhig mal mit etwas unkonventionellen Fragen an die Teilnehmer:innen. Das kann über die Vorstellungsrunde geschehen (z.B. “Was ist Ihr ungewöhnlichstes Talent?” oder ebenfalls über ein digitales Tool (z.B. “An welchem Ort auf der Welt wären Sie jetzt gern?”)

Pausen 

Da Ihnen das körperliche Wohlbefinden Ihrer Teilnehmer:innen sicherlich am Herzen liegt, achten Sie unbedingt auf ausreichend Pausen:

  • Bei längeren (tagesfüllenden) Veranstaltungen können auch die Pausen aktiv genutzt werden. Sie können Vernetzungsmöglichkeiten anbieten (z.B. über separate Räume oder Tools wie wonder.me) oder auch kleine Aufgabenstellungen mit in die Pause geben.
  • Auch ganz kurze Pausen oder kleine aktivierende Elemente und Icebreaker (zu finden zum Beispiel hier) können dazu beitragen, die Aufmerksamkeit hoch zu halten. Regen Sie ruhig dazu an, zwischendurch gemeinsam aufzustehen, sich zu strecken, das Fenster im eigenen Raum zu öffnen oder tief durchzuatmen. 

Abschluss und Check Out

Fast so wichtig wie der Start, ist auch das Ende einer digitalen Veranstaltung. Ein wohl durchdachter Zeitplan sollte genügend Puffer für einen passenden Abschluss lassen. Dazu ein paar weitere Anregungen: 

  • Halten Sie Ihren Zeitplan möglichst ein und überziehen Sie nur dann, wenn die Teilnehmer:innen einverstanden sind. 
  • Ausführliche Zusammenfassungen der gesamten Veranstaltung sind meist recht zäh und oft nicht notwendig. Fokussieren Sie den Abschluss lieber auf eine bestimmte Frage (“Was nehmen Sie für Ihren praktischen Arbeitsalltag mit?”) und sammeln dazu Schlaglichter von einzelnen Teilnehmer:innen ein (auch über ein Tool wie Padlet oder EasyRetro möglich)
  • Feedback lässt sich entweder noch in der Veranstaltung selbst abfragen (z.B. live per Mentimeter) oder im direkten Nachgang über ein Umfrage-Tool (z.B. Surveymonkey). Erfahrungsgemäß füllen Teilnehmer:innen das Feedback am liebsten im direkten Anschluss an die jeweilige Veranstaltung aus.  
  • Schön ist es, wenn digitale Veranstaltungen nicht allzu abrupt enden. Bleiben Sie als Gastgeber:innen auch nach offiziellem Ende noch ansprechbar und bieten Sie den Teilnehmer:innen ggf. weitere Vernetzungs- und Kontaktmöglichkeiten an. 

Zum Weiterlesen/-schauen: 

  • Ein umfangreiches Handbuch) für virtuelle Konferenzen (das stetig kollaborativ weiterentwickelt wird) von D3 so geht digital finden Sie hier
  • Hier geht es außerdem zur Aufzeichnung der digitalen Sprechstunde zum Thema “Online-Webinare und Workshops gestalten”, ebenfalls aus dem Hause D3 so geht digital. 
  • Bei der openTransfer Akademie können Sie sich hier ein Webinar zum Thema “Workshops online erfolgreich gestalten” ansehen. 

Tipps & Tricks zur guten Online Moderation

Für gute und souveräne Moderation braucht es neben Übung und Erfahrung natürlich auch das richtige methodische Werkzeug sowie eine gewisse Gelassenheit im Umgang mit Gruppen. Das gilt sowohl offline, als auch online. Wer in der analogen Welt sicher moderieren kann, hat bereits eine gute Grundlage, dies auch im digitalen Raum meistern zu können. Dennoch gibt es natürlich entscheidende Unterschiede, der man sich al Moderation bewusst sein sollte. So ist online beispielsweise eine noch aktivere Rolle der Moderation notwendig, damit die Menschen im Gespräch bleiben.

Besonders bei längeren Formaten ist es sinnvoll, die Moderation auf mehrere Schultern zu verteilen. Das entlastet nicht nur die Moderator:innen, sondern bringt auch Abwechslung für die Teilnehmer:innen. Damit der:die Moderator:in sich tatsächlich auf die Inhalte fokussieren kann, sollte es nach Möglichkeit eine weitere Person geben, die die Rolle des Technik-Supports übernimmt (z.B. den Chat im Blick behalten, Breakout-Sessions einrichten etc.). Sollten Sie als Moderation tatsächlich auf sich allein gestellt sein: Bleiben Sie gelassen, auch wenn mal etwas nicht ganz rund läuft! Ihre Teilnehmer:innen werden Ihnen kleine Verzögerungen oder technische Störungen sicher verzeihen. 

Die Interaktion mit den Teilnehmer:innen oder dem Publikum ist im Digitalen eine andere als im Analogen. Sprechen Sie einzelne Teilnehmer:innen in passenden Situation ruhig direkt an. Aber auch kurze Momente der Stille sollten ausgehalten werden. Denn manchmal dauert es einfach etwas länger, bis Teilnehmer:innen ihre Frage im Chat formuliert haben oder die Hürde überwinden, eine Frage zu stellen. Erfahrungsgemäß gilt hier (wie auch im Analogen): Ist das Eis erstmal gebrochen, kommen auch noch weitere Beiträge und Fragen! 

(Quelle: Thomas Leppert, aus dem Online Workshop:  “Alles digital, alles easy? Was gehört zu einer guten Online-Moderation?”)

Tipps und Tricks

  • Sorgen Sie für gute Lichtverhältnisse an Ihrem Arbeits- bzw. Moderationsplatz.
  • Moderieren Sie zur Abwechslung auch mal im Stehen! 
  • Legen Sie Regeln fest: Wie sollen sich Teilnehmer:innen bemerkbar machen, die etwas beitragen möchten? (z.B. Handhebe-Funktion bei Zoom, Meldung im Chat etc.) 
  • Bleiben Sie flexibel und reagieren Sie auf die Gruppe – wenn Sie merken, dass das Energielevel sinkt: Kurze Pause oder einen kleinen Energizer einschieben. 

Zum Weiterlesen: 

  • Eine dreiteilige Artikelserie zu zum Thema Online-Moderation (verfasst vom Team der Heldenrat GmbH) finden Sie hier
  • Auf dem Blog Die Nonprofitkiste finden Sie hier einen ausführlichen Artikel mit Links & Empfehlungen rund um das Thema Online Veranstaltungen moderieren und organisieren, hier. 
  • Auch der Paritätische Gesamtverband hat hier zahlreiche Moderationstipps für Videokonferenzen zusammengefasst. 

Alle hier erwähnten Tools finden Sie auch noch einmal übersichtlich in unserer Toolbox zusammengefasst.