Qualitätsmanagement
Ganz nah am Agenturalltag: Der Aufbau des QualitätsManagementSystems (QMS)
Das bagfa-Qualitätsmanagement bringt Struktur in den Arbeitsalltag der Freiwilligenagenturen. Zusammen mit Freiwilligenagenturen hat die bagfa ein QMS entwickelt und immer wieder aktuellen Herausforderungen und Fragestellungen angepasst. Freiwilligenagenturen nutzen es seit über 15 Jahren, um die Qualität ihrer Arbeit zu prüfen, neu herzustellen und nachhaltig abzusichern.
Auch das 2019 neu erschienene QMS Erfolgreich arbeiten in Freiwilligenagenturen bietet wieder die erfolgreiche Mischung aus Bestandsaufnahme und Zukunftsvision. Erfolgreich arbeiten in Freiwilligenagenturen kann eine Steuerungs- und Organisationsentwicklungsfunktion übernehmen. Mit seinen alltagsnahen Definitionen können Anforderungen von innen (z.B. Veränderungen im Team) und von außen (z.B. durch gesellschaftliche Wandlungsprozesse) einfacher nachvollzogen und bewältigt werden. Zudem können eigene Stärken und Entwicklungspotenziale analysiert werden. Damit wird auch der Wert der eigenen Arbeit besser sichtbar.
Mit Erfolgreich arbeiten in Freiwilligenagenturen wird die Arbeit Ihrer Agentur auch transparenter nach außen – gegenüber Freiwilligen, Organisationen, Förderern und der Öffentlichkeit. Es trägt dazu bei, Verfahren zu etablieren, die nachvollziehbare und verbindliche Standards für Arbeitsvorgänge sicherstellen und damit eine verbesserte Orientierung an den Interessen und Wünschen der Adressaten ermöglicht. Es unterstützt Sie dabei, Ihre Positionen und Aufgabenbereiche als Freiwilligenagentur zu schärfen und diese zu präsentieren.
Erfolgreich arbeiten in Freiwilligenagenturen basiert auf einer Selbstbewertung. Je mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihrer Freiwilligenagentur sich daran beteiligen, desto nachhaltiger die Wirkung und umso größer die Akzeptanz.
Im Zentrum von Erfolgreich arbeiten in Freiwilligenagenturen stehen fünf Bereiche mit jeweils drei Handlungsfeldern, die die Arbeit von Freiwilligenagenturen beschreiben. Diese Bereiche bilden Aufgabenschwerpunkte und Arbeitsprozesse ab:
Bereich 1: Angebote für Freiwillige und Organisationen
Bereich 2: Projekte und Kooperationen von Freiwilligenagenturen
Bereich 3: Interessenvertretung für bürgerschaftliches Engagement
Bereich 4: Aufbau und Organisation der Freiwilligenagentur
Bereich 5: Finanzierung der Freiwilligenagentur
Keine Frage – Qualitätsmanagement kostet Zeit und Geld. Doch die Investition zahlt sich aus: Unser QMS wirkt positiv – nach innen und außen. Es…
- ist von Freiwilligenagenturen für Freiwilligenagenturen entwickelt worden.
- bildet die wesentlichen Arbeitsbereiche von Freiwilligenagenturen ab.
- unterstützt durch seine Materialien Freiwilligenagenturen bei der verlässlichen Organisation und Reflexion ihrer Arbeit.
- stellt für alle Mitarbeiter:innen nachvollziehbare Verfahren und Arbeitsvorgänge sicher.
- trägt zur Teamentwicklung bei.
- erleichtert das Einarbeiten neuer Mitarbeiter:innen.
- hilft bei der Ermittlung und Überprüfung von Zielen.
Das QMS der bagfa ist ein Arbeitsmittel angepasst an den Alltag in Freiwilligenagenturen – unabhängig von ihrer Größe und ihrer Finanzierung. Es kann aber auch zu einem Mittel der Anerkennung und zu einem Element Ihrer Öffentlichkeitsarbeit werden, wenn Sie sich dazu entscheiden, das Qualitätssiegel anzustreben. Die bagfa unterstützt Sie bei der Implementierung des QMS in Ihre agenturinternen Prozesse und in Ihrem Zertifizierungsprozess.
Das Qualitätssiegel
…macht nach außen sichtbar, dass Ihre Agentur nach nachvollziehbaren Qualitätsstandards arbeitet.
…bringt Vorteile bei der Gewinnung von Förderern.
…kann öffentlichkeitswirksam eingesetzt werden.
- „Wie schätzen wir als Freiwilligenagentur unsere Arbeit selbst ein?“ Diese Frage bildet die Grundlage der Selbstbewertung im bagfa-QMS.
- Um das Qualitätssiegel zu erreichen, müssen in allen fünf Bereichen des QMS bestimmte Qualitätsstandards erfüllt und nachgewiesen werden.
- Die digitale, mit Nachweisen belegte Selbstbeurteilung wird dann bei einer Erstzertifizierung von der bagfa geprüft und in einem schriftlichen (Kurz-)Gutachten bewertet.
- Auf Grundlage dieses Gutachtens wird das Qualitätssiegel verliehen, das eine Gültigkeit von drei Jahren aufweist.
- Die Rezertifizierung umfasst erneut eine Selbstbewertung durch die Freiwilligenagentur und eine anschließende Begutachtung durch die bagfa und ggf. eine:n externe:n Gutachter:in (je nach gewähltem Zertifizierungspfad). Eine Rezertifizierung hat dann erneut eine Gültigkeit von drei Jahren.
- Um dauerhaft Träger des Qualitätssiegels zu sein, muss das Siegel regelmäßig aller drei Jahre erneuert werden.
Die Anmeldung zur Zertifizierung ist halbjährlich zum 31. Mai und zum 30. November möglich. Die entsprechenden Fristen für die Einreichung der Unterlagen sind 30. Juni und 31. Dezember.
Hinweis: Seit 2019 erfolgt die Zertifizierung ausschließlich auf Basis des neuen QMS (Stand: 2. Auflage/ Januar 2022).
Die Überprüfung der Dokumentation und Nachweise bei einer Erstzertifizierung und bei einer Re-Zertifizierung im Basis-Pfad erfolgt durch Mitarbeitende der bagfa. Bei einer Rezertifizierung im Qualitätsentwicklungs-Pfad prüfen zusätzlich externe Gutachter:innen. Derzeit als externe Gutachter:innen für die bagfa tätig sind:
Eva-Maria Antz, Brühl; Ralf Baumgarth, Heidelberg; Ute Brommer, Speyer; Ursula Erb, Ingolstadt; Henrik Flor, Berlin; Thomas Kaspar, Frankfurt a.M.; Silke Klessmann, Berlin; Andrea Krieger, Berlin; Christina Metke, Stuttgart; Tobias Meyer, Darmstadt; Gerd Placke, Gütersloh; Prof. Dr. Martina Wegner, München; Kristina Weitz, Syke; Stefan Willmutz, Aachen; Sabine Wolf, Berlin.
| bagfa-Mitglieder | Nicht-Mitglieder | |
|---|---|---|
| Seminar „QMS für Einsteiger:innen“ | kostenfrei | 50 Euro |
| Webseminar „Der Weg zum Qualitätssiegel“ | kostenfrei | kostenfrei |
| Austauschtreffen „Fokus QMS“ | 50 Euro | 100 Euro |
| Handbuch* | 50 Euro | 100 Euro |
| Erstzertifizierung (Basis-Pfad)* | 300 Euro | 600 Euro |
| Rezertifizierung (Basis-Pfad)* | 300 Euro | 600 Euro |
| Rezertifizierung (Qualitätsentwicklungs-Pfad)* | 400 Euro | 800 Euro |
Sollte die Zertifizierung abgebrochen werden, weil im Rahmen der Vorprüfung Ihrer eingereichten Zertifizierungsunterlagen die für den Erhalt des Qualitätssiegels erforderlichen Basisstufen nicht in allen Handlungsfeldern erreicht werden, stellen wir Ihnen eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 100 Euro/netto in Rechnung.
Qualifizierungsangebote zum QMS
Bereiche? Selbstbewertung? Digitale Nachweisführung? Wir lassen Sie nicht allein! Die bagfa bietet ein umfangreiches Angebot an Informationen und Beratung sowie ein Seminar- und Austauschprogramm rund um das Qualitätsmanagement an.
Die QMS-Unterstützungsbox
Weitere Hilfestellung in Ihrem Zertifizierungsprozess erhalten Sie die der QMS-Unterstützungsbox im bagfa-Wissenspool. Ein ganz praktisches Angebot für alle Freiwilligenagenturen auf dem Weg zum Qualitätssiegel mit den wichtigsten Tipps & Empfehlungen, Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQ) und einer Nachweissammlung.
QMS-Seminar für Einsteiger:innen
Ziel des Seminars „QMS für Einsteiger:innen – Erfolgreich arbeiten in Freiwilligenagenturen“ ist es, Ihre Fragen zum Qualitätsmanagement gemeinsam zu bearbeiten und den Umgang mit dem Handbuch kennenzulernen. Wir zeigen Ihnen, welche Qualitätskriterien in den einzelnen Bereichen und Handlungsfeldern stecken und wie Sie im Alltag mit dem QMS und dem Handbuch arbeiten können. Im Anschluss können Sie entscheiden, das Qualitätssiegel anzustreben oder das QMS auf andere Weise in den Agenturalltag zu integrierten. Wir zeigen Ihnen, wie die systematische Beschäftigung mit der eigenen Arbeit diese verbessern kann und wie das QMS Sie dabei unterstützt, Ihre Freiwilligenagentur weiterzuentwickeln. Die Teilnahme am Einsteiger:innenseminar ist eine Voraussetzung für den erstmaligen Erwerb des Qualitätssiegels.
Webseminar “Der Weg zum Qualitätssiegel”
Freiwilligenagenturen, die bereits mit dem QMS arbeiten, können zusätzlich eine Zertifizierung durchlaufen und das Qualitätssiegel erhalten. Auch im Zertifizierungsprozess lassen wir Sie nicht allein. Wir zeigen Ihnen, wie die Zertifizierungsunterlagen aufgebaut sind, und wir besprechen mit Ihnen die zu beachtenden Fristen und was geeignete Nachweise sein können. Die Teilnahme am Webseminar ist neben dem Besuch des Einsteiger:innenseminars eine weitere Voraussetzung für den erstmaligen Erwerb des Qualitätssiegels.
Agenturen, die bereits das analoge Einstiegsseminar besucht haben und mit dem Handbuch arbeiten, denen aber letzte Schritte für die Anmeldung zur Zertifizierung fehlen, können das jährliche, eintägige thematische Austauschtreffen „Fokus QMS“ besuchen. Das Treffen bietet Unterstützung bei der Qualitätsentwicklung in den Agenturen, kollegiale Beratung und das Erarbeiten von Prozessbeschreibungen – kurzum eine Art „Nachweiswerkstatt“.
Erweitertes Gutachtendentreffen
QMS-erfahrene Freiwilligenagenturen können zusammen mit den QMS-Gutachter:innen im Erweiterten Gutachtendentreffen strategische Fragen und Verbesserungen besprechen und so aktiv an der Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems der bagfa mitwirken.
Neben diesen explizit auf das QMS der bagfa zugeschnittenen Angeboten arbeitet auch die modulare Fortbildungsreihe der bagfa nah an den Anforderungen des QMS, so dass die Module dafür genutzt werden können, sich in einzelnen Bereichen und Handlungsfeldern fortzubilden.
Die Siegelträger:innen
Verleihung der Qualitätssiegel Ende 2025
Bild 1: Servicestelle Ehrenamt im Landkreis Würzburg
Fotograf: Stefan Bausewein, Stefan Bausewein Photographie
Bild 2: Büro für Bürgerbeteiligung der Stadt Erlangen
Fotografin: Marie Theres Graf, Fotografschaft Erlangen
Bild 3: Freiwilligen-Zentrum Augsburg
Fotografin: Frauke Wichmann, Frabauke Fotografie
Bild 4: Koordinierungszentrum bürgerschaftliches Engagament des Landkreises Coburg
Fotograf: Pressestelle Landratsamt Coburg
Bild 5: Freiwilligen Agentur Landshut (fala)
Fotograf: Alexey Naumov
Bild 6: Ehrenamtsstelle Landkreis Kelheim
Fotograf: Pressestelle Landratsamt Kelheim
Bild 7: Freiwilligenzentrum Offenbach e.V.
Fotograf: Bernd Georg, georg-foto
Bild 8: Freiwilligen-Agentur Bremen
Fotograf:in: Freiwilligen-Agentur Bremen
Bild 9: Ehrenamtsbüro Reinickendorf
Fotograf: Fotodeluxe Tegel
Bild 10: Die Spandauer Freiwilligenagentur
Fotograf: Dushanthan Gnanasegaram
Bild 11: oskar freiwilligenagentur lichtenberg
Foto: oskar freiwilligenagentur lichtenberg
Bild 12: Freiwilligenzentrum „mach mit!“
Foto: Andreas Riedel
Bild 13: Freiwilligen Zentrum Bayreuth
Foto: Marie-Luise Löwe
Bild 14: WILLMA FreiwilligenAgentur Friedrichshain-Kreuzberg
Foto: bagfa e.V.
| Ort/Landkreis | Freiwilligenagentur | (Re)Zertifizierung(en) |
|---|---|---|
| Augsburg | Freiwilligen-Zentrum Augsburg | 2008, 2011, 2014, 2019, 2022, 2025 |
| Aurich | Ehramtsagentur der Stadt Aurich | 2025 |
| Bayreuth | Freiwilligenzentrum Bayreuth | 2011, 2014, 2019, 2022, 2025 |
| Berlin | Die Spandauer Freiwilligenagentur | 2025 |
| Berlin | Ehrenamtsbüro Reinickendorf | 2025 |
| Berlin | Ehrenamtsbüro Tempelhof-Schöneberg | 2023 |
| Berlin | Freiwilligenagentur CHARISMA | 2024 |
| Berlin | FreiwilligenAgentur Marzahn-Hellersdorf | 2015, 2018, 2022, 2025 |
| Berlin | FreiwilligenAgentur Pankow | 2023 |
| Berlin | Freiwilligenagentur Steglitz-Zehlendorf | 2024 |
| Berlin | Neuköllner Engagementzentrum (NEZ) | 2020, 2023 |
| Berlin | oskar Freiwilligenagentur Lichtenberg | 2019, 2022, 2025 |
| Berlin | WILLMA FreiwilligenAgentur Friedrichshain-Kreuzberg | 2008, 2015, 2017, 2022, 2025 |
| Bielefeld | Freiwilligenagentur Bielefeld e.V. | 2013, 2016, 2021, 2024 |
| Bremen | Freiwilligen-Agentur Bremen | 2009, 2012, 2014, 2019, 2022, 2025 |
| Celle | Freiwilligenagentur KELLU | 2014, 2016, 2021, 2024 |
| Cham | Treffpunkt Ehrenamt Cham | 2025 |
| Coburg | Koordinierungszentrum Bürgerschaftliches Engagament des Landkreises Coburg | 2025 |
| Erfurt | erna – die Erfurter EngagementAgentur | 2024 |
| Erlangen | Büro für Bürgerbeteiligung und Ehrenamt der Stadt Erlangen | 2025 |
| Fürth | Freiwilligen Zentrum Fürth | 2009, 2012, 2014, 2019, 2022, 2025 |
| Gotha | Freiwilligenagentur Gotha | 2023 |
| Halle | Freiwilligenagentur Halle-Saalkreis e.V. | 2005, 2008, 2011, 2014, 2019, 2023 |
| Hannover | Freiwilligenzentrum Hannover e.V. | 2005, 2009, 2011, 2014, 2020, 2024 |
| Hohe Börde | Freiwilligenbüro „aktive hohe börde“ | 2025 |
| Ingolstadt | Freiwilligenzentrum Ingolstadt | 2025 |
| Jena | Freiwilligenagentur Jena | 2025 |
| Kelheim | Ehrenamtsstelle Landkreis Kelheim | 2025 |
| Kiel | nettekieler Ehrenamtsbüro | 2021, 2025 |
| Köln | Büro für Bürgerengagement | 2006, 2013, 2015, 2020, 2023 |
| Landshut | fala Freiwilligenagentur Landshut | 2019, 2022, 2025 |
| Leipzig | Freiwilligenagentur Leipzig e.V. | 2005, 2008, 2012, 2014, 2020, 2024 |
| Lutherstadt Wittenberg | Engagementzentrum Wittenberg | 2025 |
| Magdeburg | Freiwilligenagentur Magdeburg e.V. | 2007, 2010, 2013, 2015, 2020, 2023 |
| Maintal | Freiwilligenagentur Maintal-Aktiv | 2015, 2018, 2023 |
| Marburg | Freiwilligenagentur Marburg-Biedenkopf e.V. | 2006, 2008, 2011, 2013, 2016, 2021, 2024 |
| Mülheim | Centrum Bürgerschaftliches Engagement e.V. | 2005, 2008, 2012, 2014, 2019, 2023 |
| München | Freiwilligen-Agentur TATENDRANG | 2005, 2007, 2010, 2013, 2015, 2020, 2023 |
| Naumburg | Freiwilligenagentur Naumburg (FAN) des BeLK e.V. | 2023 |
| Neustadt/Aisch | Freiwilligenzentrum „mach mit!“ | 2025 |
| Neustadt a. Rbge. | Freiwilligenzentrum Neustadt a. Rbge. e.V. | 2009, 2012, 2015, 2020, 2023 |
| Nürnberg | Zentrum Aktiver Bürger (ZAB) | 2017, 2019, 2023 |
| Nürnberger Land | WinWin Freiwilligenzentrum Nürnberger Land | 2018, 2020, 2024 |
| Offenbach | Freiwilligenzentrum Offenbach e.V. | 2010, 2014, 2019, 2022, 2025 |
| Osnabrück | Freiwilligen-Agentur Osnabrück | 2005, 2008, 2011, 2013, 2016, 2021, 2024 |
| Regensburg | Freiwilligenagentur Landkreis Regensburg | 2021, 2024 |
| Rottal-Inn | pack ma’s Freiwilligenagentur Rottal-Inn | 2021, 2024 |
| Sonthofen | Freiwilligenagentur Oberallgäu | 2024 |
| Speyer | Freiwilligenagentur spefa | 2013, 2015, 2019, 2024 |
| Stendal | Freiwilligen-Agentur Altmark e.V. | 2025 |
| Stuttgart | Danke* – Die Freiwilligenagentur | 2005, 2008, 2011, 2014, 2018, 2024 |
| Stuttgart | Freiwilligenzentrum Caleidoskop | 2017, 2020, 2023 |
| Ulm | engagiert in ulm e. V. | 2025 |
| Weimar | EhrenamtsAgentur der Bürgerstiftung Weimar | 2020, 2023 |
| Würzburg | Freiwilligenagentur Würzburg | 2025 |
| Würzburg | Servicestelle Ehrenamt im Landkreis Würzburg | 2025 |
Weitere Informationen und Materialien
Hier finden Sie aktuelle Veranstaltungen zum QMS.
Die QMS-Unterstützungsbox finden Sie im bagfa-Wissenspool.
Die 2. Auflage des QMS-Handbuchs können Sie bei der bagfa erwerben. Senden Sie uns eine E-Mail an bagfa@bagfa.de (Für bagfa Mitglieder 53,50 Euro inkl. MwSt., für Nichtmitglieder 107,00 Euro inkl. MwSt.). Die QMS-Broschüre mit Definitionen, Zielen und dem praktischen Ablauf können Sie hier herunterladen.
Gefördert durch:
Kontakt und Beratung:
Jamila Martin
Tel. 030 – 270 12 438
qms@bagfa.de