Foto: Harald Tittel
Ganz nah am Agenturalltag: Der Aufbau des QualitätsManagementSystems (QMS)
Das bagfa-Qualitätsmanagement bringt Struktur in den Arbeitsalltag der Freiwilligenagenturen. Zusammen mit Freiwilligenagenturen hat die bagfa ein QMS entwickelt und immer wieder aktuellen Herausforderungen und Fragestellungen angepasst. Freiwilligenagenturen nutzen es seit über 15 Jahren, um die Qualität ihrer Arbeit zu prüfen, neu herzustellen und nachhaltig abzusichern.
Auch das 2019 neu erschienene QMS Erfolgreich arbeiten in Freiwilligenagenturen bietet wieder die erfolgreiche Mischung aus Bestandsaufnahme und Zukunftsvision. Erfolgreich arbeiten in Freiwilligenagenturen kann eine Steuerungs- und Organisationsentwicklungsfunktion übernehmen. Mit seinen alltagsnahen Definitionen können Anforderungen von innen (z.B. Veränderungen im Team) und von außen (z.B. durch gesellschaftliche Wandlungsprozesse) einfacher nachvollzogen und bewältigt werden. Zudem können eigene Stärken und Entwicklungspotenziale analysiert werden. Damit wird auch der Wert der eigenen Arbeit besser sichtbar.
Mit Erfolgreich arbeiten in Freiwilligenagenturen wird die Arbeit Ihrer Agentur auch transparenter nach außen – gegenüber Freiwilligen, Organisationen, Förderern und der Öffentlichkeit. Es trägt dazu bei, Verfahren zu etablieren, die nachvollziehbare und verbindliche Standards für Arbeitsvorgänge sicherstellen und damit eine verbesserte Orientierung an den Interessen und Wünschen der Adressaten ermöglicht. Es unterstützt Sie dabei, Ihre Positionen und Aufgabenbereiche als Freiwilligenagentur zu schärfen und diese zu präsentieren.
Erfolgreich arbeiten in Freiwilligenagenturen basiert auf einer Selbstbewertung. Je mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihrer Freiwilligenagentur sich daran beteiligen, desto nachhaltiger die Wirkung und umso größer die Akzeptanz.
Im Zentrum von Erfolgreich arbeiten in Freiwilligenagenturen stehen fünf Bereiche mit jeweils drei Handlungsfeldern, die die Arbeit von Freiwilligenagenturen beschreiben. Diese Bereiche bilden Aufgabenschwerpunkte und Arbeitsprozesse ab:
Bereich 1: Angebote für Freiwillige und Organisationen
Bereich 2: Projekte und Kooperationen von Freiwilligenagenturen
Bereich 3: Interessenvertretung für bürgerschaftliches Engagement
Bereich 4: Aufbau und Organisation der Freiwilligenagentur
Bereich 5: Finanzierung der Freiwilligenagentur
Das Qualitätssiegel
…macht nach außen sichtbar, dass Ihre Agentur nach nachvollziehbaren Qualitätsstandards arbeitet.
…bringt Vorteile bei der Gewinnung von Förderern.
…kann öffentlichkeitswirksam eingesetzt werden.
Qualifizierungsangebote zum QMS
Bereiche? Selbstbewertung? Digitale Nachweisführung? Wir lassen Sie nicht allein! Die bagfa bietet ein umfangreiches Angebot an Informationen und Beratung sowie ein Seminar- und Austauschprogramm rund um das Qualitätsmanagement an.
Die QMS-Unterstützungsbox:
Weitere Hilfestellung in Ihrem Zertifizierungsprozess erhalten Sie die der QMS-Unterstützungsbox im bagfa-Wissenspool. Ein ganz praktisches Angebot für alle Freiwilligenagenturen auf dem Weg zum Qualitätssiegel mit den wichtigsten Tipps & Empfehlungen, Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQ) und einer Nachweissammlung.
Seminar QMS für Einsteiger:innen
Ziel des Seminars „QMS für Einsteiger:innen – Erfolgreich arbeiten in Freiwilligenagenturen“ ist es, Ihre Fragen zum Qualitätsmanagement gemeinsam zu bearbeiten und den Umgang mit dem Handbuch kennenzulernen. Wir zeigen Ihnen, welche Qualitätskriterien in den einzelnen Bereichen und Handlungsfeldern stecken und wie Sie im Alltag mit dem QMS und dem Handbuch arbeiten können. Im Anschluss können Sie entscheiden, das Qualitätssiegel anzustreben oder das QMS auf andere Weise in den Agenturalltag zu integrierten. Wir zeigen Ihnen, wie die systematische Beschäftigung mit der eigenen Arbeit diese verbessern kann und wie das QMS Sie dabei unterstützt, Ihre Freiwilligenagentur weiterzuentwickeln. Die Teilnahme am Einsteiger:innenseminar ist eine Voraussetzung für den erstmaligen Erwerb des Qualitätssiegels.
Webseminar “Der Weg zum Qualitätssiegel”
Freiwilligenagenturen, die bereits mit dem QMS arbeiten, können zusätzlich eine Zertifizierung durchlaufen und das Qualitätssiegel erhalten. Auch im Zertifizierungsprozess lassen wir Sie nicht allein. Wir zeigen Ihnen, wie die Zertifizierungsunterlagen aufgebaut sind, und wir besprechen mit Ihnen die zu beachtenden Fristen und was geeignete Nachweise sein können. Die Teilnahme am Webseminar ist neben dem Besuch des Einsteiger:innenseminars eine weitere Voraussetzung für den erstmaligen Erwerb des Qualitätssiegels.
Austauschtreffen:
Neben den Seminaren „QMS für Einsteiger:innen“ und „Der Weg zum Qualitätssiegel“ bietet die bagfa jährlich ein thematisches Austauschtreffen unter dem Motto “24 Stunden QMS” für alle Freiwilligenagenturen an, die – auch ohne Siegelerwerb – erfolgreich mit dem Handbuch arbeiten oder sich bereits mit dem Qualitätssiegel haben zertifizieren lassen. Die Teilnahme an mindestens einem Austauschtreffen in den drei Jahren der Siegelgültigkeit wird von uns sehr dringend empfohlen.
Fortbildungsreihe:
Neben diesen explizit auf das QMS der bagfa zugeschnittenen Angeboten arbeitet auch die modulare Fortbildungsreihe der bagfa nah an den Anforderungen des QMS, so dass die Module dafür genutzt werden können, sich in einzelnen Bereichen und Handlungsfeldern fortzubilden.
Die Siegelträger
Verleihung der Qualitätssiegel Mitte 2024
Bild 1: Freiwilligenagentur Steglitz-Zehlendorf (Berlin)
Foto: Kurt U. Heldmann
Bild 2: Freiwilligenagentur Landkreis Regensburg
Foto: Kurt U. Heldmann
Bild 3: Die Freiwilligenagentur Stuttgart
Foto: Kurt U. Heldmann
Bild 4: Freiwilligenagentur Marburg-Biedenkopf e.V.
Foto: Kurt U. Heldmann
Bild 5: Freiwilligenagentur Osnabrück
Foto: Kurt U. Heldmann
Bild 6: Win Win Freiwilligenzentrum Nürnberg Land
Foto: Landratsamt Nürnberger Land
Folgende Freiwilligenagenturen tragen zur Zeit ein gültiges Qualitätssiegel:
| Ort/Landkreis | Freiwilligenagentur | (Re)Zertifizierung(en) |
|---|---|---|
| Ansbach | SonnenZeit FreiwilligenAgentur & MehrGenerationenHaus e.V. | 2013, 2016, 2022 |
| Augsburg | Freiwilligen-Zentrum Augsburg | 2008, 2011, 2014, 2019, 2022 |
| Bayreuth | Freiwilligenzentrum Bayreuth | 2011, 2014, 2019, 2022 |
| Berlin | Ehrenamtsbüro Tempelhof-Schöneberg | 2023 |
| Berlin | FreiwilligenAgentur Marzahn-Hellersdorf | 2015, 2018, 2022 |
| Berlin | FreiwilligenAgentur Pankow | 2023 |
| Berlin | Freiwilligenagentur Steglitz-Zehlendorf | 2024 |
| Berlin | Neuköllner Engagementzentrum (NEZ) | 2020, 2023 |
| Berlin | oskar Freiwilligenagentur Lichtenberg | 2019, 2022 |
| Berlin | STERNENFISCHER Freiwilligenzentrum Treptow-Köpenick | 2009, 2012, 2017, 2022 |
| Berlin | WILLMA FreiwilligenAgentur Friedrichshain-Kreuzberg | 2008, 2015, 2017, 2022 |
| Bielefeld | Freiwilligenagentur Bielefeld e.V. | 2013, 2016, 2021 |
| Bremen | Freiwilligen-Agentur Bremen | 2009, 2012, 2014, 2019, 2022 |
| Celle | Freiwilligenagentur KELLU | 2014, 2016, 2021 |
| Fürth | Freiwilligen Zentrum Fürth | 2009, 2012, 2014, 2019, 2022 |
| Gelsenkirchen | Freiwilligenagentur Gelsenkirchen | 2015, 2017, 2022 |
| Gotha | Freiwilligenagentur Gotha | 2023 |
| Halle | Freiwilligenagentur Halle-Saalkreis e.V. | 2005, 2008, 2011, 2014, 2019, 2023 |
| Kiel | nettekieler Ehrenamtsbüro | 2021 |
| Köln | Büro für Bürgerengagement | 2006, 2013, 2015, 2020, 2023 |
| Köln | Kölner Freiwilligenagentur e.V. | 2005, 2008, 2012, 2014, 2019, 2022 |
| Landkreis Regensburg | Freiwilligenagentur Landkreis Regensburg | 2021, 2024 |
| Landshut | fala Freiwilligenagentur Landshut | 2019, 2022 |
| Leipzig | Freiwilligenagentur Leipzig e.V. | 2020 |
| Magdeburg | Freiwilligenagentur Magdeburg e.V. | 2007, 2010, 2013, 2015, 2020, 2023 |
| Maintal | Freiwilligenagentur Maintal-Aktiv | 2015, 2018, 2023 |
| Marburg | Freiwilligenagentur Marburg-Biedenkopf e.V. | 2006, 2008, 2011, 2013, 2016, 2021, 2024 |
| Mülheim | Centrum Bürgerschaftliches Engagement e.V. | 2005, 2008, 2012, 2014, 2019, 2023 |
| München | Freiwilligen-Agentur TATENDRANG | 2005, 2007, 2010, 2013, 2015, 2020, 2023 |
| Naumburg | Freiwilligenagentur Naumburg (FAN) des BeLK e.V. | 2023 |
| Neustadt a. Rbge. | Freiwilligenzentrum Neustadt a. Rbge. e.V. | 2009, 2012, 2015, 2020, 2023 |
| Nürnberg | Zentrum Aktiver Bürger (ZAB) | 2017, 2019, 2023 |
| Nürnberger Land | WinWin Freiwilligenzentrum Nürnberger Land | 2018, 2020, 2024 |
| Offenbach | Freiwilligenzentrum Offenbach e.V. | 2010, 2014, 2019, 2022 |
| Osnabrück | Freiwilligen-Agentur Osnabrück | 2005, 2008, 2011, 2013, 2016, 2021, 2024 |
| Rottal-Inn | pack ma’s Freiwilligenagentur Rottal-Inn | 2021 |
| Stuttgart | Danke* – Die Freiwilligenagentur | 2005, 2008, 2011, 2014, 2018, 2024 |
| Stuttgart | Freiwilligenzentrum Caleidoskop | 2017, 2020, 2023 |
| Weimar | EhrenamtsAgentur der Bürgerstiftung Weimar | 2020, 2023 |
Weitere Informationen und Materialien
Hier finden Sie aktuelle Veranstaltungen zum QMS.
Lernen Sie das QMS der bagfa intensiver kennen und laden sich die Broschüre “Erfolgreich arbeiten in Freiwilligenagenturen – Definitionen, Ziele und praktischer Ablauf” herunter.
Hier finden Sie außerdem den Flyer zum QualitätsManagementSystem der bagfa.
Die 2. Auflage des QMS-Handbuchs können Sie bei der bagfa erwerben. Senden Sie uns eine E-Mail an bagfa@bagfa.de. (Für bagfa Mitglieder 53,50 Euro inkl. MwSt., für Nichtmitglieder 107,00 Euro inkl. MwSt.)
Gefördert durch:
Kontakt und Beratung:
Theresa Ratajszczak
Tel. 030 – 270 12 438
theresa.ratajszczak@bagfa.de