FAQ zum QMS

Mit dem bagfa-Qualitätssiegel kann sich jede/s Freiwilligenagentur, Freiwilligenzentrum, Ehrenamtsbörse, -büro und -zentrale zertifizieren, die/das (mindestens) die Qualitätsstandards der Basisstufe in allen Handlungsfeldern erfüllt. Außerdem sollte die Freiwilligenagentur durch ihren Namen bzw. Titel (z.B. bei Abteilungen) eindeutig als Freiwilligenagentur erkennbar sein. Dazu gehört zudem eine konkrete Ansprechpartnerin bzw. ein konkreter Ansprechpartner, die/der die Freiwilligenagentur nach außen vertritt, eine eigene Telefonnummer, eine Website/Unterseite und/oder Veröffentlichung, kurzum eine eigene Identität, die von innen wie außen ersichtlich ist und die Freiwilligenagentur als zentrale Anlaufstelle identifiziert.
Darüber hinaus soll die Freiwilligenagentur zielgruppen-, träger-, sowie engagementfeld- und engagementformübergreifend arbeiten und vor Ort wie überörtlich als Anwältin für bürgerschaftliches Engagement agieren.
Eine bagfa-Handreichung zu Strukturempfehlungen hinsichtlich des Leistungs- und Ausstattungsprofils von Freiwilligenagenturen finden Sie hier.

Für die Anmeldung zur Zertifizierung reicht eine E-Mail. Sie erhalten daraufhin eine Anmeldebestätigung. Das Zertifizierungsverfahren basiert auf einer festen Zeitstruktur. Die zwei Fristen pro Jahr für die Anmeldung zur Zertifizierung sowie für die Abgabe der Unterlagen sind wie folgt festgelegt: Wenn Sie die Unterlagen zum 30. Juni eines Jahres einreichen, ist die Anmeldefrist der 31. Mai. Bei der Einreichung der Unterlagen zum 31. Dezember eines Jahres ist die Anmeldefrist der 30. November. Die zwei abgebildeten Zeitstrahlen zeigen exemplarisch die Zeitstruktur:

Ablauf (Re)Zertifizierung 2023Ablauf (Re)Zertifizierung 23-24

Das QMS der bagfa besteht aus fünf Bereichen mit jeweils drei Handlungsfeldern. In allen 15 Handlungsfeldern haben Sie die Möglichkeit, die Qualität Ihrer Arbeit anhand von formulierten Qualitätsstandards, Leitfragen und Nachweisempfehlungen zu belegen.

Eine Freiwilligenagentur, die erstmals mit dem Qualitätssiegel der bagfa ausgezeichnet werden möchte, wählt den „Basis-Pfad“, d.h. sie muss in allen 15 Handlungsfeldern ausschließlich die so genannte Basisstufe erfolgreich nachweisen. Der Nachweis der Basisstufe in allen 15 Feldern sagt aus: Hier ist eine Freiwilligenagentur, die in allen Aufgabenfeldern eine reflektierte, nachvollziehbare und solide Arbeit leistet. Wenn Sie im Laufe des Prozesses sehen, dass Sie die Basisstufe in einem oder mehreren der 15 Bereiche noch nicht erreichen, ist das nicht schlimm. Nutzen Sie das QMS einfach weiterhin, um Ihre Arbeit in den entsprechenden Feldern zu verändern und neue Ansätze auszuprobieren. Die Zertifizierung mit dem QMS Siegel streben Sie dann einfach zu einem späteren Zeitpunkt an.

Nicht möglich ist es, mit dem Erreichen der Vertiefungsstufe oder der Exzellenzstufe in einem anderen Bereich eine fehlende Basisstufe auszugleichen – denn das QMS versteht sich als ein Abbild der Arbeit von Freiwilligenagenturen und legt Wert darauf, in allen diesen vielfältigen Bereichen Qualität nachzuweisen.

Im Rahmen des Zertifizierungsprozesses erhalten Sie ein Kurzgutachten. Die Begutachtung Ihrer Unterlagen erfolgt durch Mitarbeitende der bagfa-Geschäftsstelle. In strittigen Fällen wird eine externe QMS-Ombudsperson aus dem Kreis der externen Gutachter:innen hinzugezogen.

Zudem ist die Teilnahme am bagfa-Seminar “QMS für Einsteiger:innen” und am Webseminar “Der Weg zum Qualitätssiegel” vor der Erstzertifzierung verpflichtend. Im Einsteiger:innenseminar lernen Sie das bagfa-QMS mit seinen fünf Bereichen und die Arbeit mit dem QMS-Handbuch kennen. Im Webseminar erfahren Sie alles zum Zertifizierungsprozess (einzureichende Unterlagen, zu beachtende Fristen). Beide Seminare finden in der Regel zweimal im Jahr statt. Weitere Infos und Termine finden Sie hier.

Das bagfa-Qualitätssiegel hat nach der ersten Zertifizierung eine Gültigkeit von drei Jahren. Wie Sie selbst am besten wissen, entwickeln sich Freiwilligenagenturen und Themen im bürgerschaftlichen Engagement oft sehr schnell weiter, deshalb empfehlen wir Ihnen, die Beschäftigung mit dem Qualitätsmanagement in ihre Alltagsprozesse zu integrieren.

Ein halbes Jahr vor Ablauf Ihres Siegels reichen Sie Ihre erneute Selbstbewertung bei der bagfa ein. Die Unterlagen werden geprüft und Ihr Siegel wird beim Bestehen des erneuten Zertifizierungsprozesses weitere drei Jahre verlängert.

Bei jeder Rezertifizierung können Sie sich zwischen zwei Pfaden entscheiden. Entweder Sie wählen – analog zum Verfahren bei der Erstzertifizierung – den Basis-Pfad. Hier beschreiben und belegen Sie ausschließlich, wie Ihre Agentur die Qualitätskriterien der Basisstufe in allen 15 Handlungsfeldern erfüllt. Dieser Pfad kann für Sie interessant sein, wenn Ihre Arbeit in allen 15 Handlungsfeldern ausschließlich auf Basisstufe erfolgt oder wenn Sie bspw. aus Zeitgründen nur diese Stufen nachweisen und sich die Arbeit für den Nachweis der höheren Stufen sparen möchten. Auch ist eine Zertifizierung im Basis-Pfad kostengünstiger. Sie erhalten dann ein Kurzgutachten. Die Begutachtung Ihrer Unterlagen erfolgt durch Mitarbeitende der bagfa-Geschäftsstelle. In strittigen Fällen wird eine externe QMS-Ombudsperson aus dem Kreis der externen Gutachter:innen hinzugezogen.

Oder Sie wählen eine Zertifizierung im Qualitätsentwicklungs-Pfad. Hier weisen Sie auch entsprechend Ihrer Selbsteinschätzung die Umsetzung der Qualitätskriterien auf den Vertiefungs- und ggf. Exzellenzstufen in den 15 Handlungsfeldern nach. Der Aufwand für diesen Zertifizierungsweg ist für Sie etwas größer, dafür erhalten Sie ein ausführliches Gutachten mit Hinweisen und Anregungen, die sie für Ihre organisationsinterne Weiterentwicklung nutzen können. Die Begutachtung Ihrer Unterlagen erfolgt durch eine Mitarbeiter:in der bagfa-Geschäftsstelle und eine:n externe:n Gutachter:in. In strittigen Fällen wird eine weitere externe QMS-Ombudsperson aus dem Kreis der externen Gutachter:innen hinzugezogen.

Wenn Sie sich auch während der Siegellaufzeit konstant mit Fragen des QMS beschäftigen und bestimmte Qualitätskriterien in Ihrer Arbeit weiterentwickeln und dafür Hinweise von Gutachter:innen erhalten möchten, empfehlen wir Ihnen sehr, diesen Zertifizierungspfad zu wählen.

Schön, dass Sie schon so lange beim QMS mit dabei sind! Wir laden Sie besonders gerne ein, nun mit uns in das 2019 eingeführte Qualitätsmanagementsystem „Erfolgreich arbeiten in Freiwilligenagenturen“ einzusteigen. Ihr Einstieg ins neue QMS wird – auch falls Ihre Agentur früher bereits einmal das Qualitätssiegel hatte – als „Erstzertifizierung“ gehandhabt, da das neue QMS zwar Wurzeln im bisherigen System hat, aber bei der Nachweisführung und bei den Arbeitsabläufen völlig neue Wege geht. Wir empfehlen Ihnen daher auch als QMS erfahrene Agentur das Seminar “QMS für Einsteiger:innen” sowie das Webseminar “Der Weg zum Qualitätssiegel” zum neuen QMS zu besuchen. Das erleichtert Ihnen den Einstieg und beugt Unsicherheiten mit dem neuen Verfahren vor. Die Seminare finden in der Regel zweimal im Jahr statt. Weitere Infos und Termine finden Sie hier.

Diese Frage ist so pauschal schwer zu beantworten. Dafür sind Freiwilligenagenturen einfach zu unterschiedlich in Bezug auf ihre Größe, Trägerschaft, Geschichte, ihr Profil und ihre Herangehensweisen. Wir empfehlen Ihnen, das QMS einmal in einem Bereich mit dem Team gemeinsam auszuprobieren, zu diskutieren und Nachweismöglichkeiten zu sammeln. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie es in Ihre alltäglichen Prozesse integriert werden kann. Auch können Sie auf die Liste der bereits zertifizierten Freiwilligenagenturen mit gültigem Qualitätssiegel schauen und Kontakt zu den Kolleginnen und Kollegen aufnehmen, um von ihren Erfahrungen und Einschätzungen zu profitieren.
Wir empfehlen Ihnen, das QMS eher als Langstrecke zu betrachten. Sicher ist es auch möglich, allein die Auszeichnung mit dem Siegel anzustreben und in einer kurzen, intensiven Zeit alle dafür notwendigen Nachweise zusammenzustellen. Der Kern des QMS ist allerdings das Prozesshafte. Es ist ein wirkliches Unterstützungssystem für Ihre tägliche Arbeit und das Qualitätssiegel eher als das „Sahnehäubchen“ zu verstehen und nicht als einziger Sinn und Zweck der Beschäftigung mit Qualität und Weiterentwicklung Ihrer Agentur. Versuchen Sie zunächst, das QMS in Ihre Arbeit zu implementieren und streben erst dann eine Auszeichnung mit dem Siegel an, wenn sich die Nachweise quasi von selbst aus Ihrer guten Arbeit ergeben.

Um Ihre Selbstbewertung in allen 15 Handlungsfeldern zu dokumentieren, bekommen Sie eine Dokumentationsdatei als ausfüllbares PDF-Formular von der bagfa zur Verfügung gestellt.

Für jedes der 15 Handlungsfelder beschreiben Sie im Textfeld „Was wir machen“, wie Ihre Agentur die geforderten Qualitätskriterien in der entsprechenden Stufe umsetzt. Bitte beziehen Sie sich bei der Beschreibung auf den Berichtszeitraum, also die letzten 12 Monate vor der Abgabe Ihrer Zertifizierungsunterlagen.

Sollte es sich bei Ihnen um eine Rezertifizierung handeln, können Sie in einem separaten Textfeld auch gezielt Veränderungen seit der letzten Zertifizierung in den einzelnen Handlungsfeldern beschreiben. Hier können Sie bspw. schildern, welche Hinweise aus dem letzten Gutachten Sie aufgegriffen haben, welche Hinweise Sie vielleicht auch bewusst nicht umgesetzt haben.

Ihre dazugehörigen Nachweise speichern Sie dann in einem Ordnersystem ab, das die bagfa Ihnen ebenfalls zur Verfügung stellt. Als Richtwert gelten fünf Nachweise je Stufe, in der Sie die Agentur in einem Handlungsfeld verorten. Sehen Sie die Agentur also in einem Handlungsfeld in der Basisstufe, belegen Sie Ihre Ausführungen mit bis zu 5 Nachweisen, in der Vertiefungsstufe mit bis zu 10 und in der Exzellenzstufe mit bis zu15 Nachweisen.

Zusätzlich füllen Sie eine Checkliste sowie eine Verpflichtungs- und Ehrlichkeitserklärung aus, die die sachliche Richtigkeit Ihrer Nachweise bestätigen.

Im Falle einer Re-Zertifizierung im Qualitätsentwicklungs-Pfad, fassen Sie zur Übersicht in einem Selbstbewertungsbogen noch Ihre Einstufungen in Basis-, Vertiefungs- und Exzellenzstufe in den einzelnen Handlungsfeldern zusammen.

Die bagfa stellt Ihnen alle nötigen Dokumente und Unterlagen zur Zertifizierung als zip-Archiv via E-Mail oder auf einem USB-Stick zur Verfügung.

Sie haben (mindestens) die folgenden zwei Möglichkeiten für die Datenübermittlung:

1. Sie können Ihre Unterlagen auf einem USB-Stick speichern und postalisch an die bagfa senden. Bitte führen Sie vor Versand eine Virenprüfung auf dem Stick durch.

2. Alternativ können Sie Ihre Unterlagen auch als zip-Archiv speichern und uns über (Ende-zu-Ende verschlüsselte, DSGVO-konforme) Datenübermittlungsplattformen übermitteln.

Empfehlenswert ist dabei in beiden Fällen, eine Sicherheitskopie Ihrer Unterlagen auf Ihrem Rechner/Server abzuspeichern.

Nach Eingang Ihrer Unterlagen erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Die bagfa prüft dann Ihre eingereichten Unterlagen auf Vollständigkeit und meldet sich bei Ihnen, falls etwas fehlen sollte.

Nach Ihrer Anmeldung und der Einreichung Ihrer Unterlagen erfolgt zuerst die sogenannte formale Vorprüfung durch die bagfa. In der formalen Vorprüfung wird geprüft, ob alle Kriterien gemäß der Checkliste eingehalten wurden, also zum Beispiel ob die Dokumentationsdatei korrekt ausgefüllt wurde und ob alle Nachweise, wie von Ihnen angegeben, vollständig vorhanden sind und ob sich die Nachweisdateien öffnen lassen.

Sollten im Rahmen der formalen Vorprüfung Rückfragen auftauchen, werden Sie von der bagfa kontaktiert.

Nach abgeschlossener formaler Vorprüfung steht die inhaltliche Prüfung an.

Bei einer Erstzertifizierung und einer Re-Zertifizierung im Basis-Pfad werden Ihre Unterlagen durch eine:n Mitarbeiter:in der bagfa bewertet. DieBegutachtung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer eingereichten Unterlagen. In strittigen Fällen wird eine QMS-Ombudsperson aus dem Kreis der externen QMS-Gutachter:innen hinzugezogen. Die Freiwilligenagentur erhält ein schriftliches Kurzgutachten. Nach erfolgreicher Zertifizierung hat das Qualitätssiegel eine Gültigkeit von drei Jahren.

Bei einer Re-Zertifizierung im Qualitätsentwicklungs-Pfad prüfen zusätzlich zur bagfa externe Gutachter:innen Ihre Unterlagen. Die Freiwilligenagentur erhält ein ausführliches schriftliches Gutachten. Das Qualitätssiegel hat dann erneut eine Gültigkeit von drei Jahren.

Sollte die formale Vorprüfung bereits ergeben, dass die Freiwilligenagentur in mehreren Handlungsfeldern die Basisstufe nicht erreichen wird, wird die inhaltliche Prüfung nicht durchgeführt. Die Agentur erhält stattdessen die Möglichkeit, die Unterlagen auf Basis der Überarbeitungshinweise ein halbes Jahr später erneut einzureichen. In diesen Fällen werden nicht die vollen Kosten, sondern eine geringere Bearbeitungsgebühr in Rechnung gestellt (siehe Preistabelle).

Ab 2025 sind keine Audits mehr (Besuch der Gutachtenden vor Ort in der Agentur) vorgesehen.

Sie haben zweimal im Jahr die Möglichkeit, Ihre Unterlagen zur Begutachtung einzureichen. Zur Jahresmitte bis spätestens zum 30. Juni oder zum Jahresende bis spätestens zum 31. Dezember. Sollten im Rahmen der formalen Vorprüfung Rückfragen auftreten, werden wir bis zu sechs Wochen nach Ihrer Einreichung mit Ihnen Kontakt aufnehmen. Die zeitaufwendige inhaltliche Prüfung aller eingereichten Unterlagen sowie die Erstellung der Gutachten nimmt dann ca. vier Monate in Anspruch. Sie erfahren dann spätestens einen Monat vor Beginn der Siegelgültigkeit, ob die Zertifizierung erfolgreich war.

In jeder höheren Stufe des QMS kommen weitere Qualitätskriterien hinzu, die eine Freiwilligenagentur erfüllen muss, wenn sie diese Stufe erreichen möchte. Um diese Unterschiede auch nach außen sichtbar zu machen, gibt es das Qualitätssiegel ab 2025 in drei Abstufungen: “Qualitätssiegel Basisstufe”, “Qualitätssiegel Fortschrittsstufe” und “Qualitätssiegel Exzellenzstufe”.

So erfolgt die Berechnung des erreichten Siegels: Je nach im Zuge der Begutachtung erreichter Stufe in einem Handlungsfeld gibt es 1 Punkt: 15 mal Basisstufe in den 15 Handlungsfeldern (=Mindestvoraussetzung für den Erhalt des Qualitätssiegels) sind entsprechend 15 Punkte, 15 mal Vertiefungsstufe ergeben 30 Punkte, 15 mal Exzellenzstufe sind 45 Punkte. Um das Qualitätssiegel zu erhalten sind mindestens 15 Punkte erforderlich (die Basisstufe muss immer erfüllt sein), die Höchstpunktzahl sind 45 Punkte.

• 15-22 erreichte Punkte: Siegel Basisstufe
• 23-37 erreichte Punkte: Siegel Fortschrittsstufe
• 38-45 erreichte Punkte: Siegel Exzellenzstufe

Die Siegelstufe wird auf der Urkunde, der Plakette und dem Logo, welche die Freiwilligenagenturen nach bestanderer Zertifizierung erhalten, ausgewiesen.

Sicher ist es kein schönes Erlebnis, die (Re-)Zertifizierung einmal nicht zu bestehen. Aber glauben Sie uns: Das kann einmal passieren und ist kein Beinbruch. Wir bleiben mit Ihnen im Prozess und unterstützen Sie dabei, die Punkte des Gutachtens, die Ihr Nichtbestehen belegen, gemeinsam zu bearbeiten. Die bagfa informiert Sie über das Nichtbestehen und spricht mit Ihnen individuell einen Weg ab, wie Sie mit Unterstützung beim nächsten Mal erfolgreich sein können. Ein Nichtbestehen wird von der bagfa in keiner Form veröffentlicht. Im Falle eines Nichtbestehens im Rahmen des Rezertifizierungsprozesses müssen Sie die Auszeichnung mit dem Siegel nach Ablauf der Siegelgültigkeit von Ihrer Homepage und den Materialien Ihrer Öffentlichkeitsarbeit entfernen, bis Sie wieder das Siegel zu einem späteren Zeitpunkt erlangt haben und eine neue Siegelgültigkeit beginnt.

Das Qualitätssiegel ist drei Jahre gültig. Eine Rezertifizierung ist ein halbes Jahr vor Ende der Gültigkeit erforderlich, wenn Sie nahtlos ohne „Siegelpause“ Träger:in des Qualitätssiegels sein möchten. Sie erhalten von der bagfa im Vorfeld zum einen eine Erinnerungsmail, wenn der für Ihre Rezertifizierung relevante Berichtszeitraum beginnt, und dann einen weitere Mail mit einer Erinnerung an die fristgerechte Anmeldung. Nach dem erneuten Bestehen ist das Siegel weitere drei Jahre gültig. Alle weiteren Rezertifizierungen können Sie dann stets nach gleichem Muster wieder anmelden.

*Nettopreise zzgl. MwSt

Sollte die Zertifizierung abgebrochen werden, weil im Rahmen der Vorprüfung Ihrer eingereichten Zertifizierungsunterlagen die für den Erhalt des Qualitätssiegels erforderlichen Basisstufen nicht in allen Handlungsfeldern erreicht werden, stellen wir Ihnen eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 100 Euro/netto in Rechnung.

Ein wichtiger Aspekt im QMS ist neben der „Langstrecke“, wie sie zum Beispiel bei Prozessen und Dokumenten zum Selbstverständnis und dem Beratungskonzept sichtbar wird, auch die Aktualität. Diese muss sich in den Nachweisen widerspiegeln. D.h., wenn Sie Dokumente und Materialien Ihrer Freiwilligenagentur als Nachweis wählen, müssen diese aus den zwölf Monaten vor Abgabetermin stammen. Uns ist bewusst, dass dies nicht auf alle Ihre Arbeitsmaterialien zutrifft. Wenn Sie zum Beispiel Ihren Flyer, Ihr Leitbild oder Ihr Beratungskonzept vor zwei Jahren verändert haben und erfolgreich damit arbeiten, ist das natürlich völlig in Ordnung und Sie können es als Nachweis einreichen. Wichtig ist, dass Sie in diesem Fall erläutern, wie Sie mit diesem Konzept umgegangen sind und dass dieses aktuell noch in der Praxis genutzt wird. Das kann beispielsweise in Form einer Protokollnotiz einer Dienstbesprechung sein, in der Sie sich mit dem Beratungskonzept beschäftigt haben. Das zeigt den Gutachter:innen, dass Sie sich stets um die Wichtigkeit der Aktualität auch bewährter Prozesse bemühen.

Damit bei der Vielzahl der Nachweise der Überblick bei Ihnen und den Gutachter:innen nicht verloren geht, gibt es ein System, nach dem die Nachweise benannt werden müssen. Das QMS der bagfa umfasst fünf Bereiche mit je drei zugehörigen Handlungsfeldern. Diese Struktur ist auch die Basis der Benennung Ihrer Nachweise. Jeder Nachweis startet mit der Benennung des Bereichs (B), es folgt die Benennung des Handlungsfelds (H) sowie eine Durchnummerierung der Nachweise für dieses Handlungsfeld. Zum Schluss folgt eine individuelle inhaltliche Kurzbenennung des Nachweises. Alle diese Angaben werden jeweils durch einen Unterstrich getrennt. Hier ein Beispiel: B1_H1_Nachweis1_Flyer_für_Engagementinteressierte. So würde die korrekte Benennung des ersten Nachweises aus dem Bereich 1 „Angebote für Freiwillige und Organisationen“ Handlungsfeld 1 „Information“ lauten.

In der Regel sollten Ihre Nachweise im PDF oder im JPG-Format vorliegen, damit Sie auf allen Computern gleichermaßen zu lesen und öffnen sind und sich Formatierungen nicht verschieben. Möchten Sie Seiten oder Ausschnitte von Websites als Nachweis nutzen, bitten wir Sie entsprechende Screenshots anzufertigen. So ist gewährleistet, dass die Gutachter:innen Ihre Nachweise in gut lesbarer Form und mit einer gleichen Bildschirmansicht bewerten können.

Freiwilligenagenturen erheben eine Vielzahl von personenbezogenen Daten. Bei der Dokumentation von Beratungsgesprächen werden sie abgefragt, in Protokollen von Reflexionsgesprächen, in der Korrespondenz mit Partnern der Freiwilligenagentur und an vielen anderen Stellen sind sie Bestandteil der Arbeit. Bitte beachten Sie daher bei allen Nachweisen, die Daten der Personen, mit denen Sie arbeiten, zu schützen. Schwärzen Sie daher bitte alle personenbezogenen Angaben bevor Sie das Dokument als Nachweis einreichen.