Von Lernprozessen und Boxenstopps: Einsichten aus unserem Digital-Talk zum Thema Changemanagement
Fast täglich treffen wir auf Veränderungen, die unser Leben beeinflussen. Manche davon sind klein und kaum merklich, andere hingegen stellen vieles auf den Kopf. Auch gemeinnützige Organisationen, darunter Freiwilligenagenturen, sind Veränderungen ausgesetzt. Der Ansatz des Changemanagements und dessen Instrumente helfen auf Veränderungen zu reagieren und diese als gesteuerte Prozesse innerhalb einer Organisation zu betrachten.
Gemeinsam mit Dr. Hilke Posor und Dr. Thomas Leppert vom Heldenrat e.V. schauten wir bei den ersten 55 Minuten des Jahres auf das Konzept des Changemanagements und wie Freiwilligenagenturen bewusster mit Veränderungen umgehen können. Dabei ging es um gemeinsame Lernprozesse, Boxenstopps und was gutes Changemanagement ausmacht.
Der Digitaltalk ist hier zum Nachhören auf unserem YouTube-Kanal zu finden. Außerdem haben wir fünf zentrale Einsichten aus dem Gespräch vom 22. Februar 2024 festgehalten.
1. Veränderungen sind keine Ausnahme, sondern die Regel
Laut den Gesprächspartner:innen sind Freiwilligenagenturen sehr veränderungserfahren. Dies zeige sich durch das Erschließen von neuen Engagementfeldern, wie etwa digitalem Engagement. Aber auch durch den Wechsel der Leitung einer Freiwilligenagentur oder die Einführung einer neuen Software. Veränderung treten an vielen Stellen von Organisationen auf und seien keine Ausnahme, sondern die Regel, wie Dr. Thomas Leppert betont. Manche Anforderungen würden von außen gestellt, manche Veränderungen seien aber auch eine bewusste und gewollte Entscheidung von Innen heraus. In beiden Fällen sei es aber wichtig für eine Organisationen, zu lernen, wie man mit Veränderungen umgeht und diese begleitet. Ein bewusster Umgang und Sensibilität für Veränderungsprozesse stellen dabei eine wichtige Bedingung dar.
2. Ein gutes Changemanagement umfasst viele Elemente – Freiwilligenagenturen besitzen aber bereits wichtige Kompetenzen
Dr. Hilke Posor betont, dass im Konzept des Changemanagements Veränderungsprozesse systematisch und strukturiert gestaltet werden – sie also nicht einfach passieren. Changemangement zeige Ähnlichkeiten zur Organisationsentwicklung, es richte den Fokus aber stärker auf die Umsetzung von Projekten. Laut Dr. Posor sind drei Handlungsfelder prägend für die Begleitung von Veränderungsprozessen: Kommunikation, Qualifikation und Training sowie Beteiligung und Feedback. Thomas Leppert erläutert, dass Merkmale des Projektmanagements, wie etwa Ressourcen- und Aufgabenverteilung, beim Changemanagement weniger eine Rolle spielen. Sie sollten aber für ein erfolgreiches Projekt mitgedacht werden. Für ihn steht allerdings fest: Ein gutes Changemanagement ersetzt kein schlechtes Projektmanagement.
Einige Grundelemente von Veränderungsprozessen, besonders Beteiligung, würden in den Freiwilligenagenturen und sozialen Initiativen aber bereits Anwendung finden. So arbeiten laut Dr. Leppert Freiwilligenagenturen beispielsweise im Bereich Nachhaltigkeit natürlicherweise mit Partner:innen im Netzwerk zusammen. Außerdem sehe der soziale Sektor sehr gut die Potenziale der Menschen und vertraue auf diese, wie Hilke Posor ergänzt.
3. Veränderungen sollten proaktiv begleitet werden
Die Talkgäste betonen, die Chancen von Changemanagement: Es helfe, dass Veränderungen nachhaltig und dauerhaft wirken. Die proaktive Begleitung von Veränderungsprozessen nehme auch die Gefahr, dass Änderungen nicht wieder in den Ausgangszustand zurückfallen. Ein systematischer und strukturierter Plan für Veränderung wirke außerdem beruhigend auf die Beteiligten. Widerstände gegen Wandel seien normal, doch die Praxis zeige, dass ein durchdachtes Konzept für Veränderung eine wichtige Orientierung biete. Klare Ansprechpersonen, Etappenziele und ein transparentes Vorgehen unterstützen laut den Gesprächspartnern erfolgreiches Changemanagement.
Zu diesem gehöre eine klare Bedarfsanalyse der Veränderungen, eine zentrale „Change Story“, eine Architektur der Veränderung, etwa Meilensteine und geplante Handlungen sowie Formate der Beteiligung. Dieser „große Fächer“ von Changemanagement lasse sich aber auch auf kleinere gemeinnützige Organisationen, wie etwa Freiwilligenagenturen, übertragen. Wichtig sei hier die Frage, was alles mit begrenzten Ressourcen geleistet werden kann.
4. Changemanagement braucht Boxenstopps
Folgt man Hilke Posor und Thomas Leppert, ist Changemanagement ein Akt der Reflexion und des Innehaltens. Begleitete Veränderungsprozesse bringen Menschen mit ihren Erfahrungen und Kompetenzen zusammen und lassen sie aktiv über anstehenden Wandel und dessen Erfordernisse sprechen. Wichtig sei hier eine gute Moderation des Prozesses und vor allem Boxenstopps einzulegen. In diesen Momenten lasse sich Kraft tanken und schauen, welche Handlungen für den nächsten Schritt nötig sind. So entstehe ein iterativer Prozess, in welchem die bisherigen Erkenntnisse aus dem Veränderungsprozess für die weitere Umsetzung genutzt werden. So lasse sich auch gut auf Herausforderungen, die in Veränderungsprozessen entstehen, eingehen.
5. Lernprozesse am besten zusammen gestalten und orientiert an den Bedürfnissen der Beteiligten
Wichtig für Veränderungsprozesse ist laut den Talkgästen, aus dem Vergangenen zu lernen: Eine kritische Bestandsaufnahme sei wichtig, um Lernerfahrungen für künftige Change-Prozesse zu nutzen. So lasse sich über die eigenen Veränderungskompetenzen ins Gespräch kommen. Im Gespräch wurde deutlich, das Changemanagement eine gemeinsame Lernreise ist, in der wiederkehrend die Bedürfnisse der Beteiligten oder der Zielgruppe in den Blick genommen werden. Die drei Handlungsfelder Kommunikation, Qualifikation und Beteiligung bieten hierfür eine gute Grundlage.