25.03.2021

Arbeitsforum “Wege in die Digitalsierung” – vier Freiwilligenagenturen erzählen

Nach mehr als einem Jahr Pandemie bewegen sich viele Freiwilligenagenturen mittlerweile zielsicher im Netz. Die Zusammenarbeit im Homeoffice aber auch die Kommunikation mit Engagierten hat sich an vielen Stellen fast vollständig in den digitalen Raum verlagert. Das Arbeitsforum Wege in die Digitalisierung am 23. März drehte sich demzufolge um die Lernerfahrungen des letzten Jahres. Aber auch Inspiration und der gemeinsame Erfahrungsaustausch kamen nicht zu kurz.

Die Teilnehmer:innen des digitalen Arbeitsforums winken in die Webcam
Screenshot des Abschluss-Plenums

Beispielhaft berichteten vier Freiwilligenagenturen von ihren Erfolgen und Lernprozessen rund um digitale Anwendungen. Im Stile eines Mini-Barcamps konnten die 50 Teilnehmenden in zwei Runden zwischen vier digitalen Sessionräumen wählen, in denen die Freiwilligenagenturen zu je einem Thema sprachen.

Das Whiteboard-Tool Miro – Freiwilligenzentrum Caleidoskop

Im Freiwilligenzentrum Caleidoskop wird das digitale Whiteboard-Tool Miro seit einigen Monaten für die Organisation der Zusammenarbeit genutzt. Neben kreativen Brainstormings findet dort auch die wöchentliche Projektplanung statt. Sogar ein ganzer Klausurtag wurde mithilfe des Boards kollaborativ gestaltet. So gehen Ideen nicht verloren und es ist jederzeit für alle sichtbar, wer an welchen Aufgaben arbeitet. Das Tool kann gleichzeitig verwendet werden und ermöglicht – einmal mit der passenden Vorlage eingerichtet – sowohl einen schnellen Überblick als auch eine tiefere Beschäftigung mit konkreten Impulsen. Ein wichtiger Tipp der Referentinnen zur Einführung im Team war die gute Vorbereitung und Routine vorher festgelegter Expert:innen aus dem Team. Diese erklären den Kolleg:innen die Funktionen und stehen für Fragen zur Verfügung. Zusätzlich hat sich als sinnvoll erwiesen, klare Regeln für die Nutzung festzuhalten. Welche Prozesse finden auf Miro statt und zu welchen Aufgaben passt das Tool eher nicht? Da die Motivation da war, fanden sich alle schnell in die Anwendung ein und eine gemeinsame Routine hat sich etabliert. Wie auch bei einem Whiteboard im Besprechungszimmer ist es wichtig, dass eine Person verantwortlich ist, das Board regelmäßig “aufzuräumen”.

Kollaboraton mit Microsoft 365 – Freiwilligenagentur Magdeburg

Die Freiwilligenagentur Magdeburg gab in ihrer Session Einblick in die Nutzung von Microsoft 365 für kollaboratives Arbeiten an Dokumenten in der Cloud. Neben den bekannten Office-Anwendungen bietet diese umfangreiche Programmumgebung auch zahlreiche Möglichkeiten der internen Kommunikation und kollaborativen Planung. Momentan ist die Software über Stifter helfen kostenlos für gemeinnützige Organisationen erhältlich. Bei der Einführung hat es sich als essentiell erwiesen, erfahrene technische Unterstützung zur Seite zu haben. Gleichzeitig ist für eine übersichtliche Handhabung eine kluge Ordnerstruktur wichtig, die im besten Fall vor der Implementierung konzipiert sein sollte. Bei der Einführung weiterer Anwendungen aus dem Paket, ist es sinnvoll, schrittweise vorzugehen und beispielsweise erst die geteilte Kalenderfunktion zu etablieren, bevor man Teams für die interne Kommunikation etabliert. Wichtig war auch hier, alle Mitarbeitenden im Prozess mitzunehmen und auf ein gemeinsames Entwicklungstempo zu achten.

Teamkommunikation mit Slack – Freiwilligen-Agentur Bremen

Ohne gemeinsame Kaffeepause im Büro bekommt die digitale interne Kommunikation einen neuen Stellenwert. Nicht nur deshalb hat die Freiwilligen-Agentur Bremen das Kommunikations-Tool Slack eingeführt. Besonders für die informelle Kommunikation, die schnellen “Zwischendurch-Infos”, ein Guten Morgen in die Runde und interessante Links bietet sich dieser Messenger an. Als wichtig bei der Nutzung im Team hat sich herausgestellt, dass es klare Regeln braucht, welche Nachrichten bei Slack gut aufgehoben sind und was lieber in einer Mail verschickt werden sollte. Die Erfahrung ist, dass in einem größeren Team sich nicht alle gleich mit Slack anfreunden – wie bei jeder neuen Technologie. Auch hier gilt, dass regelmäßig gemeinsam überprüft werden sollte, ob die Art der Nutzung noch den Zielen entspricht. Ein Tool – Achtung Binsenweisheit – ist eben immer nur so gut, wie man es nutzt. In der Diskussion wurde das Thema Datenschutz im Hinblick auf Slack angesprochen, das als US-amerikanisches Tool auf den ersten Blick nicht DSGVO-konform wirkt. Lena Blum von der Freiwilligen-Agentur Bremen sagte dazu, dass es im digitalen Arbeitsalltag sinnvoll sein kann, pragmatisch abzuwägen im Hinblick auf Nutzbarkeit und Stabilität. (Tatsächlich ist es mittlerweile möglich, den Serverstandort in der Bezahl-Version selbst auszuwählen.)  

Umgang mit analog-orientierten Zielgruppen – Freiwilligenagentur Wilhelmshaven

Im vierten Raum gab Kay Wist von der Freiwilligenagentur Wilhelmshaven einen Einblick in die Strategien analog-orientierte Zielgruppen wie beispielsweise etablierte Ehrenamtsgruppen auch auf digitalem Wege zu erreichen und Beziehungen zu pflegen. Die Freiwilligenagentur nutzt die Jitsi-Integration der Freinet-Datenbank für Online-Treffen und nach anfänglichem An-die-Hand-nehmen, sind mittlerweile 60-90% der Ehrenamtlichen dabei und fiebern den regelmäßigen Video-Runden teilweise schon entgegen. Auch die Beratung findet mittlerweile komplett per Videokonferenz statt. Er betonte, dass die persönliche Beziehung sich leichter gestaltet, wenn man ein Gesicht vor Augen hat. Gleichzeitig hat sich gezeigt, dass es sich erheblich einfacher gestaltet digital Kontakt zu halten, wenn die Kontakte vor Pandemiebeginn schon bestanden. Neue Kontakte zu knüpfen im digitalen Raum ist erheblich schwieriger. Zu dieser Erkenntnis kam viel Zustimmung aus dem Plenum. In der anschließenden Austausch-Runde wurden auch Möglichkeiten zur nicht-digitalen Einbindung von Freiwilligen in Stadt-Rallyes oder Ostereiersuchen in Schaufenstern besprochen.

In der gemeinsamen Abschlussrunde im Hauptraum wurde das Arbeitsforum passend auf den Punkt gebracht:

“Es war mal wieder die Erfahrung einer motivierenden Gemeinschaft”.

Es war besonders ermutigend zu erleben, wie einfallsreich und motiviert die Freiwilligenagenturen mit den pandemiebedingten Einschränkungen umzugehen verstehen.